Glossar Desk Sharing und Parkplatzbuchung

Die Abdeckung mit Ersthelfern und Brandschutzhelfern stellt sicher, dass jeden Tag genügend geschulte Personen vor Ort sind, um im Notfall zu handeln. Beim hybriden Arbeiten schwankt die Anwesenheit täglich, sodass diese Abdeckung nicht mehr selbstverständlich ist. In Waldo legen Sie Schwellenwerte für Ersthelfer und Brandschutzhelfer fest und sehen so, an welchen Tagen die Abdeckung fehlt.

Activity Based Working ist ein Bürokonzept, bei dem Mitarbeitende den Bereich wählen, der zur jeweiligen Aufgabe passt: einen ruhigen Raum zum Konzentrieren, einen Besprechungsraum für die Zusammenarbeit, eine Telefonbox für Gespräche. Niemand hat einen festen Arbeitsplatz; man wechselt im Laufe des Tages den Ort. Meist gehört ein Buchungstool dazu, damit jede Person den passenden Raum findet, wenn sie ihn braucht.

Ein agiles Büro ist eine Arbeitsumgebung, die sich an wechselnde Anforderungen anpasst: keine festen Arbeitsplätze, flexibel nutzbare Bereiche und Räume für Zusammenarbeit wie für konzentriertes Arbeiten. Der Begriff wird oft gleichbedeutend mit Flex Office verwendet. Ziel ist es, das Büro an die tatsächliche Arbeitsweise der Teams anzupassen statt an einen starren Sitzplan.

Eine Anwesenheitsmeldung ist die einfache Angabe, wo Sie an einem bestimmten Tag arbeiten, etwa im Büro, im Homeoffice oder abwesend, ohne einen bestimmten Arbeitsplatz zu buchen. Das Team weiß so, wer kommt, und Sie erhalten einen ersten Überblick über die Büroauslastung. So funktioniert die kostenlose Version von Waldo, direkt in Microsoft Teams.

Arbeitsplatzbuchung ist die vorherige Reservierung eines bestimmten Arbeitsplatzes für einen ganzen oder halben Tag, meist über eine App oder einen Grundriss. Mitarbeitende haben so einen sicheren Platz, wenn sie ins Büro kommen, und Führungskräfte erhalten verlässliche Daten darüber, wer kommt. Mit Waldo buchen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz direkt in Microsoft Teams, auf einem interaktiven Grundriss.

Die Belegungsquote ist der Anteil der verfügbaren Arbeitsplätze, Räume oder Parkplätze, die in einem bestimmten Zeitraum tatsächlich genutzt werden. Sie ist die wichtigste Kennzahl, um ein Flex Office richtig zu dimensionieren und eine Sharing-Quote festzulegen. Waldo zeigt die Belegung von Büro und Parkplätzen; die Vollversion ergänzt einen Power BI-Connector und ein Template für tiefere Analysen.

Bei der Besprechungsraumbuchung wird ein Raum für ein bestimmtes Zeitfenster reserviert, um Doppelbuchungen und leer stehende Räume zu vermeiden. Oft ist sie mit Kalendern verknüpft, sodass der Raum zusammen mit der Besprechungseinladung gebucht wird. In der Vollversion von Waldo buchen Sie Besprechungsräume auf dem Grundriss, in Microsoft Teams.

Beim Check-in bestätigen Sie bei Ihrer Ankunft, dass Sie den gebuchten Arbeitsplatz, Raum oder Parkplatz tatsächlich nutzen. So wird aus einer Buchung eine verlässliche Anwesenheitsangabe, und No-Shows werden erkannt, sodass ungenutzte Plätze sichtbar werden. In Waldo ist der Check-in Teil der Vollversion.

Eine Clean-Desk-Policy verlangt von Mitarbeitenden, ihren Schreibtisch am Ende jedes Tages zu räumen: keine Papiere, persönlichen Gegenstände oder Geräte bleiben liegen. In einem Büro mit geteilten Arbeitsplätzen ist das unverzichtbar, denn die nächste Person soll einen sofort nutzbaren Platz vorfinden. Außerdem schützt sie vertrauliche Informationen.

Coworking bezeichnet einen gemeinsam genutzten Arbeitsort, meist von einem externen Anbieter betrieben, in dem Freelancer, Start-ups und Mitarbeitende verschiedener Unternehmen flexibel Arbeitsplätze oder Büros mieten. Manche Unternehmen nutzen Coworking Spaces als Ergänzung zu ihren eigenen Büros, für Teams, die remote arbeiten oder viel unterwegs sind. Anders als ein Flex Office ist ein Coworking Space nicht einer einzigen Organisation vorbehalten.

Desk Sharing ist eine Organisationsform, bei der sich mehrere Mitarbeitende zu unterschiedlichen Zeiten dieselben Schreibtische teilen, statt dass jede Person einen festen Platz hat. Das funktioniert, weil beim hybriden Arbeiten nicht alle am selben Tag im Büro sind. Nötig sind klare Regeln und ein Buchungstool, damit niemand ohne freien Platz dasteht. Lesen Sie unseren Artikel über die Vor- und Nachteile von Desk Sharing.

Die Flächennutzungsanalyse untersucht, wie Büros, Räume und Parkplätze tatsächlich genutzt werden, auf Basis von Buchungs-, Check-in- oder Sensordaten. Sie hilft bei der Entscheidung, Flächen zu verkleinern, umzugestalten oder neu zu verteilen. Die Vollversion von Waldo enthält dafür einen Power BI-Connector und ein Template.

Flex Office ist eine Form der Büroorganisation, bei der Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben und einen freien Platz nutzen, wenn sie ins Büro kommen. Es wird meist mit hybridem Arbeiten und Desk Sharing kombiniert und durch ein Tool zur Arbeitsplatzbuchung unterstützt. Ziel ist es, Flächen besser zu nutzen und Mitarbeitenden mehr Wahlfreiheit zu geben. Waldo ist eine Flex-Office-App für Microsoft Teams.

Homeoffice, auch Remote Work oder Telearbeit, bedeutet, außerhalb der Räume des Unternehmens zu arbeiten, meist von zu Hause aus, mit digitalen Werkzeugen. Im hybriden Modell wechseln sich Homeoffice- und Bürotage ab. Die geltenden Regeln unterscheiden sich je nach Land und Unternehmen; mehr dazu in unserem Artikel über die Rechtslage beim Homeoffice.

Eine Homeoffice-Richtlinie legt die Regeln für das Arbeiten von zu Hause in einem Unternehmen fest: Anzahl der Homeoffice- oder Bürotage, Berechtigung, Tage mit erwarteter Anwesenheit. Um sie fair anzuwenden, müssen Sie wissen, wer an welchem Tag wo arbeitet. In der Vollversion von Waldo legen Sie Grenzen für Homeoffice- und Bürotage fest: eine gute Alternative zu Homeoffice-Excel-Tabellen.

Hot Desking funktioniert nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“: Mitarbeitende nehmen bei ihrer Ankunft einen freien Schreibtisch, ohne vorher zu buchen. Das ist einfach einzuführen, garantiert an vollen Tagen aber keinen Platz. Die Arbeitsplatzbuchung ist oft der nächste Schritt, um diese Unsicherheit zu beseitigen.

Hoteling ist ein buchungsbasiertes System: Mitarbeitende reservieren vorab einen Arbeitsplatz, so wie sie ein Hotelzimmer buchen würden. Es ist das Gegenteil von Hot Desking, bei dem Schreibtische bei Ankunft belegt werden. In der Praxis beschreiben Hoteling und Arbeitsplatzbuchung denselben Ansatz.

Hybrides Arbeiten ist ein Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeitende ihre Zeit zwischen Büro und Homeoffice aufteilen, zum Beispiel einige Tage pro Woche an jedem Ort. Daraus ergeben sich neue Fragen: Wer kommt an welchem Tag, wie viele Arbeitsplätze werden gebraucht, wann trifft sich das Team? Tools wie Waldo helfen Teams, zu sehen, wer ins Büro kommt, und ihre Tage abzustimmen.

Ein interaktiver Grundriss ist eine digitale Karte des Büros, auf der Mitarbeitende freie Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze sehen und mit einem Klick buchen. Er zeigt auch, wo Kolleginnen und Kollegen sitzen. In der Vollversion von Waldo buchen Sie einen bestimmten Arbeitsplatz auf dem Grundriss, wechseln den Platz über die Karte und gestalten Ihre eigenen Pläne.

Ein No-Show ist eine Buchung, die nicht genutzt wird: Jemand hat einen Arbeitsplatz, Raum oder Parkplatz reserviert, ist aber nicht gekommen. No-Shows blockieren Plätze, die andere hätten nutzen können, und verfälschen die Belegungsdaten. Der Check-in ist der übliche Weg, sie zu erkennen.

Die Sharing-Quote setzt die Zahl der verfügbaren Arbeitsplätze ins Verhältnis zur Zahl der Mitarbeitenden, die sie nutzen können. Eine Quote unter 1 bedeutet, dass es weniger Arbeitsplätze als Personen gibt: das Prinzip des Desk Sharing. Die richtige Quote hängt von der tatsächlichen Anwesenheit ab; legen Sie sie daher am besten fest, nachdem Sie die Belegung über mehrere Wochen gemessen haben.

Eine Team-Zone ist ein Bürobereich, der einem Team oder einer Abteilung vorbehalten ist und in dem die Mitglieder geteilte Arbeitsplätze nutzen. So bleiben Kolleginnen und Kollegen nah beieinander, ohne die Flexibilität des Flex Office aufzugeben. Team-Zones werden oft nach der Anwesenheit des jeweiligen Teams bemessen.

Eine Überbuchung entsteht, wenn mehr Personen ins Büro kommen wollen oder einen Platz reservieren, als Arbeitsplätze oder Parkplätze verfügbar sind. Einige stehen dann ohne Platz da. Die kostenlose Version von Waldo funktioniert als Anwesenheitsmeldung, daher ist eine Überbuchung möglich; die Vollversion garantiert die Kapazität und verhindert sie.

Vorausschauende Buchung bedeutet, Reservierungen auf Basis vorhandener Informationen wie dem Kalender oder den Gewohnheiten einer Person vorwegzunehmen, damit nicht alles von Hand gebucht werden muss. Das spart Zeit und hält Buchungen im Einklang mit der tatsächlichen Planung. Die Vollversion von Waldo bietet vorausschauende Reservierung und eine intelligente Outlook-Synchronisierung.

Über eine Warteliste können sich Mitarbeitende für einen bereits ausgebuchten Arbeitsplatz, Raum oder Parkplatz anstellen. Wird ein Platz frei, kann er an die nächste Person auf der Liste gehen. Die Vollversion von Waldo enthält Wartelisten mit Priorität.

Workplace-Management-Software hilft Organisationen, ihre Büros zu planen und zu betreiben: Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen, Anwesenheit, Grundrisse und Belegungsberichte. Sie ist das Rückgrat eines gut organisierten Flex Office. Waldo ist eine Workplace-Management-App, die vollständig in Microsoft Teams läuft; sehen Sie, wie sie im Vergleich zu Microsoft Places abschneidet.

Ein Behindertenparkplatz ist Menschen mit eingeschränkter Mobilität vorbehalten, meist breiter und näher am Gebäudeeingang. Auf einem geteilten Parkplatz müssen diese Stellplätze für die Personen verfügbar bleiben, die sie benötigen. In Waldo legen Sie Stellplätze für Menschen mit eingeschränkter Mobilität als einen Ihrer Parkplatztypen fest.

Besucherparkplätze sind die Stellplätze, die für Gäste, Kundschaft oder Lieferanten freigehalten werden, die das Unternehmen besuchen. Werden sie im Voraus geplant, stehen Besucher bei der Ankunft nicht ohne Parkplatz da. Sie werden oft getrennt von den Mitarbeiterparkplätzen verwaltet.

Faire Rotation ist eine Methode, knappe Plätze wie Parkplätze so zu vergeben, dass der Zugang über die Zeit gerecht unter den Mitarbeitenden verteilt wird, statt an diejenigen zu gehen, die am schnellsten buchen. So bekommen nicht immer dieselben Personen einen Platz. Die Vollversion von Waldo enthält die Fair-Play-Buchung.

Ein Ladeparkplatz ist ein Stellplatz mit einer Ladestation für Elektrofahrzeuge. Solche Plätze sind oft knapp; wer sie bucht, vermeidet Konflikte, und mehr Fahrerinnen und Fahrer können im Laufe der Woche laden. Waldo verwaltet Plätze für Elektrofahrzeuge als eigenen Parkplatztyp.

Mit einer Parkplatz-Buchungs-App reservieren Mitarbeitende vorab einen Firmenparkplatz für einen bestimmten Tag, per Smartphone oder Computer. Sie ersetzt Tabellen, E-Mails und das Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Mit Waldo buchen Mitarbeitende ihren Parkplatz in Microsoft Teams, zusammen mit ihrem Arbeitsplatz. Lesen Sie, wie die Parkplatzreservierung mit Waldo funktioniert.

Beim Parkplatz-Sharing sind die Stellplätze nicht einzelnen Personen zugewiesen, sondern werden gebündelt und von Mitarbeitenden nach Bedarf gebucht. Da im hybriden Modell nicht alle jeden Tag kommen, kann ein geteilter Parkplatz mehr Personen dienen, als es Stellplätze gibt. Dafür braucht es ein Buchungstool und klare Vergaberegeln.

Über eine Parkplatz-Warteliste kann sich eine Person für einen Stellplatz an einem Tag anstellen, an dem alle Plätze gebucht sind. Wird ein Platz frei, kann er an die nächste Person auf der Liste gehen. Die Vollversion von Waldo enthält Wartelisten mit Priorität.

Die Parkplatz-Zufahrtskontrolle umfasst die Systeme, die berechtigten Fahrzeugen die Einfahrt ermöglichen: Schranken, Badges, Kennzeichenerkennung oder Gegensprechanlagen. Ist sie mit einem Buchungstool verbunden, kann die Zufahrt den Buchungen des Tages entsprechen. Die Vollversion von Waldo umfasst Parkplatzzugang und -buchung, mit Connectoren für Parkplatz- und Badgesysteme.

Die Parkplatzauslastung ist der Anteil der Stellplätze, die in einem bestimmten Zeitraum gebucht oder genutzt werden. Sie zeigt, ob der Parkplatz zu klein oder zu groß ist oder über die Woche ungleichmäßig genutzt wird. Die Parkplatzauslastung ist sowohl in der kostenlosen als auch in der Vollversion von Waldo sichtbar.

Ein Parkplatzkontingent begrenzt, wie oft eine Person in einem bestimmten Zeitraum einen Parkplatz buchen kann, zum Beispiel pro Woche oder pro Monat. Es kommt zum Einsatz, wenn die Nachfrage die Zahl der Stellplätze übersteigt, damit mehr Personen Zugang erhalten. Oft wird es mit Fair-Play-Regeln und Wartelisten kombiniert.

Ein Parkraummanagementsystem ist eine Software, teils kombiniert mit Hardware wie Schranken oder Sensoren, mit der Parkplätze zugewiesen, gebucht und überwacht werden. Auf einem Firmenparkplatz besteht seine Hauptaufgabe darin, eine begrenzte Zahl von Stellplätzen fair unter den Mitarbeitenden aufzuteilen. Waldo ist eine Software zur Parkplatzverwaltung in Microsoft Teams, mit Connectoren für Parkplatz- und Badgesysteme.

Ein Zweiradstellplatz ist für Motorräder, Roller oder Fahrräder vorgesehen. Werden diese Plätze getrennt verwaltet, belegt ein Zweirad keinen ganzen Autostellplatz. Waldo unterstützt Zweiradstellplätze als eigenen Parkplatztyp.