Begrippenlijst flexwerken en parkeerplaatsen reserveren

Een aanwezigheidsmelding is simpelweg aangeven waar u op een bepaalde dag werkt, bijvoorbeeld op kantoor, thuis of afwezig, zonder een specifieke werkplek te reserveren. Het team weet zo wie er komt en u krijgt een eerste beeld van de kantoorbezetting. Zo werkt de gratis versie van Waldo, direct in Microsoft Teams.

Activiteitgericht werken is een kantoorinrichting waarbij medewerkers de ruimte kiezen die past bij hun taak van dat moment: een stille ruimte om te focussen, een vergaderruimte om samen te werken, een belcel voor gesprekken. Niemand heeft een vaste werkplek; mensen wisselen in de loop van de dag van plek. Meestal hoort er een reserveringstool bij, zodat iedereen de juiste ruimte vindt wanneer hij die nodig heeft.

Een agile kantoor is een werkomgeving die meebeweegt met veranderende behoeften: geen vaste werkplekken, flexibel in te delen zones en ruimtes voor zowel samenwerken als concentratie. De term wordt vaak gebruikt als synoniem van flexkantoor. Het doel is het kantoor af te stemmen op hoe teams echt werken, in plaats van op een vaste plaatsingsplattegrond.

Analyse van ruimtegebruik is het onderzoeken hoe kantoren, ruimtes en parkeerplaatsen echt worden gebruikt, op basis van reserveringen, check-ins of sensorgegevens. Het helpt beslissen of ruimte moet worden aangepast, heringedeeld of anders toegewezen. De volledige versie van Waldo bevat een Power BI-connector en -template voor deze analyse.

De bezetting van EHBO'ers en BHV'ers houdt in dat er elke dag genoeg opgeleide mensen aanwezig zijn om bij een noodsituatie in te grijpen. Bij hybride werken verschilt de aanwezigheid per dag, waardoor deze bezetting niet meer vanzelfsprekend is. In Waldo stelt u drempels in voor EHBO'ers en brandwachten, zodat u ziet op welke dag er te weinig van hen aanwezig zijn.

De bezettingsgraad is het aandeel van de beschikbare werkplekken, ruimtes of parkeerplaatsen dat in een bepaalde periode echt wordt gebruikt. Het is de belangrijkste indicator om een flexkantoor goed te dimensioneren en een flexfactor te kiezen. Waldo toont de bezetting van kantoor en parkeerplaatsen; de volledige versie voegt een Power BI-connector en -template toe voor diepere analyses.

Een clean desk policy vraagt medewerkers om hun bureau aan het eind van elke dag leeg achter te laten: geen papieren, persoonlijke spullen of apparaten. In een kantoor met gedeelde werkplekken is dat essentieel, want de volgende persoon moet een bureau aantreffen dat direct klaar is voor gebruik. Het beschermt ook vertrouwelijke informatie.

Coworking is een gedeelde werkruimte, meestal beheerd door een externe partij, waar freelancers, start-ups en medewerkers van verschillende bedrijven flexibel een werkplek of kantoor huren. Sommige bedrijven gebruiken coworkingruimtes als aanvulling op hun eigen kantoren, voor teams die op afstand werken of veel reizen. Anders dan een flexkantoor is een coworkingruimte niet voorbehouden aan één organisatie.

De flexfactor zet het aantal beschikbare werkplekken af tegen het aantal medewerkers dat er gebruik van kan maken. Een flexfactor onder 1 betekent dat er minder werkplekken zijn dan mensen: het principe van flexplekken. De juiste flexfactor hangt af van de werkelijke aanwezigheid; u bepaalt hem dus het best nadat u de bezetting enkele weken hebt gemeten.

Een flexkantoor is een manier om de werkomgeving te organiseren waarbij medewerkers geen vaste werkplek hebben en een vrije plek gebruiken als ze naar kantoor komen. Het gaat meestal samen met hybride werken en flexplekken, ondersteund door een tool om werkplekken te reserveren. Het doel is de ruimte beter te benutten en medewerkers meer keuze te geven. Waldo is een app voor flexwerken in Microsoft Teams.

Bij flexplekken gebruiken meerdere medewerkers op verschillende momenten dezelfde bureaus, in plaats van dat ieder een vaste werkplek heeft. Dat werkt omdat bij hybride werken niet iedereen op dezelfde dag op kantoor is. Er zijn duidelijke afspraken en een reserveringstool nodig, zodat niemand zonder bureau komt te zitten. Lees ons artikel over de voor- en nadelen van desk sharing.

Hot desking is een systeem waarbij wie het eerst komt, het eerst een plek heeft: medewerkers nemen bij aankomst een vrij bureau, zonder vooraf te reserveren. Het is eenvoudig in te voeren, maar biedt op drukke dagen geen garantie op een plek. Werkplek reserveren is vaak de volgende stap om die onzekerheid weg te nemen.

Hoteling is een systeem op basis van reserveringen: medewerkers boeken vooraf een werkplek, zoals ze een hotelkamer zouden boeken. Het is het tegenovergestelde van hot desking, waarbij bureaus bij aankomst worden ingenomen. In de praktijk beschrijven hoteling en werkplek reserveren dezelfde aanpak.

Hybride werken is een werkmodel waarbij medewerkers hun tijd verdelen tussen kantoor en thuiswerken, bijvoorbeeld een paar dagen per week op elke plek. Dat roept nieuwe vragen op: wie komt op welke dag, hoeveel werkplekken zijn er nodig, wanneer ziet het team elkaar? Tools zoals Waldo helpen teams te zien wie er naar kantoor komt en hun dagen op elkaar af te stemmen.

Inchecken is bij aankomst bevestigen dat u de gereserveerde werkplek, ruimte of parkeerplaats ook echt gebruikt. Zo wordt een reservering omgezet in betrouwbare aanwezigheidsgegevens en worden no-shows zichtbaar, waardoor ongebruikte plekken te herkennen zijn. In Waldo maakt inchecken deel uit van de volledige versie.

Een interactieve plattegrond is een digitale kaart van het kantoor waarop medewerkers vrije werkplekken, ruimtes en parkeerplaatsen zien en met één klik reserveren. Ook ziet u waar collega's zitten. In de volledige versie van Waldo reserveert u een specifieke werkplek op de plattegrond, wisselt u van plek via de kaart en ontwerpt u uw eigen plattegronden.

Een no-show is een reservering die niet wordt gebruikt: iemand heeft een werkplek, ruimte of parkeerplaats gereserveerd, maar is niet gekomen. No-shows houden plekken bezet die anderen hadden kunnen gebruiken en vertekenen de bezettingsgegevens. Inchecken is de gebruikelijke manier om ze op te sporen.

Van overboeking is sprake als meer mensen van plan zijn naar kantoor te komen, of een plek reserveren, dan er werkplekken of parkeerplaatsen beschikbaar zijn. Sommigen komen dan aan zonder plek. De gratis versie van Waldo werkt met het doorgeven van aanwezigheid, waardoor overboeking mogelijk is; de volledige versie garandeert de capaciteit en voorkomt overboeking.

Een teamzone is een deel van het kantoor dat is gereserveerd voor een team of afdeling, waarbinnen de leden gedeelde werkplekken gebruiken. Zo blijven collega's dicht bij elkaar, met behoud van de flexibiliteit van een flexkantoor. Teamzones worden vaak afgestemd op de aanwezigheid van elk team.

Een thuiswerkbeleid legt de regels voor thuiswerken in een bedrijf vast: het aantal thuis- of kantoordagen, wie in aanmerking komt, op welke dagen aanwezigheid wordt verwacht. Om het eerlijk toe te passen, moet u weten wie waar werkt op elke dag. In de volledige versie van Waldo stelt u limieten in voor thuis- en kantoordagen: een goed alternatief voor Excel-sheets voor thuiswerken.

Thuiswerken, of telewerken, betekent werken buiten de bedrijfslocatie, meestal vanuit huis, met digitale hulpmiddelen. In een hybride model wisselen thuiswerkdagen en kantoordagen elkaar af. De regels verschillen per land en per bedrijf; lees ons artikel over de juridische kant van thuiswerken.

Een vergaderruimte reserveren betekent een ruimte vastleggen voor een bepaald tijdslot, om dubbele boekingen en lege ruimtes te voorkomen. Vaak is dit gekoppeld aan agenda's, zodat de ruimte samen met de vergaderuitnodiging wordt geboekt. In de volledige versie van Waldo reserveert u vergaderruimtes op de plattegrond, in Microsoft Teams.

Voorspellend reserveren betekent reserveringen voorzien op basis van bestaande informatie, zoals de agenda of de gewoontes van een medewerker, zodat niet alles handmatig hoeft te worden geboekt. Dat bespaart tijd en houdt reserveringen in lijn met de werkelijke planning. De volledige versie van Waldo biedt voorspellend reserveren en slimme synchronisatie met Outlook.

Met een wachtlijst kunnen medewerkers in de rij staan voor een werkplek, ruimte of parkeerplaats die al volgeboekt is. Komt er een plek vrij, dan kan die naar de volgende persoon op de lijst gaan. De volledige versie van Waldo bevat wachtlijsten met prioriteit.

Werkplek reserveren is het vooraf boeken van een specifieke werkplek voor een dag of een deel van de dag, meestal via een app of een plattegrond. Medewerkers zijn zo zeker van een plek als ze naar kantoor komen, en managers krijgen betrouwbare gegevens over wie er komt. Met Waldo reserveren medewerkers een werkplek direct in Microsoft Teams, op een interactieve plattegrond.

Werkplekbeheersoftware helpt organisaties hun kantoren te plannen en te beheren: werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen reserveren, aanwezigheid, plattegronden en bezettingsrapportages. Het vormt de ruggengraat van een goed georganiseerd flexkantoor. Waldo is een app voor werkplekbeheer die volledig in Microsoft Teams draait; bekijk hoe Waldo zich verhoudt tot Microsoft Places.

Met een app voor parkeerreservering reserveren medewerkers vooraf een parkeerplaats van het bedrijf voor een bepaalde dag, via telefoon of computer. De app vervangt spreadsheets, e-mails en het principe wie het eerst komt, het eerst maalt. Met Waldo reserveren medewerkers hun parkeerplaats in Microsoft Teams, samen met hun werkplek. Lees hoe parkeerplaatsen reserveren werkt met Waldo.

Bezoekersparkeren omvat de plekken die worden vrijgehouden voor gasten, klanten of leveranciers die het bedrijf bezoeken. Door deze plekken vooraf te plannen, komen bezoekers niet aan zonder parkeerplek. Ze worden vaak apart van het parkeren voor medewerkers beheerd.

Eerlijke rotatie is een manier om schaarse plekken, zoals parkeerplaatsen, zo toe te wijzen dat de toegang na verloop van tijd eerlijk over de medewerkers wordt verdeeld, in plaats van naar wie het snelst reserveert. Zo krijgen niet steeds dezelfde mensen een plek. De volledige versie van Waldo bevat fair-play reserveren.

Bij gedeeld parkeren zijn de plekken niet aan personen toegewezen, maar gebundeld en door medewerkers te reserveren wanneer dat nodig is. Omdat in een hybride model niet iedereen elke dag komt, kan een gedeeld parkeerterrein meer mensen bedienen dan er plekken zijn. Het vraagt om een reserveringstool en duidelijke toewijzingsregels.

Een gehandicaptenparkeerplaats is voorbehouden aan mensen met een beperkte mobiliteit; meestal is de plek breder en ligt ze dichter bij de ingang van het gebouw. Op een gedeeld parkeerterrein moeten deze plekken beschikbaar blijven voor wie ze nodig heeft. In Waldo definieert u plekken voor mensen met beperkte mobiliteit als een van uw soorten parkeerplaatsen.

Een laadplek is een parkeerplaats met een laadpunt voor elektrische voertuigen. Er zijn vaak maar weinig van deze plekken; door ze te reserveren voorkomt u conflicten en kunnen meer bestuurders in de loop van de week laden. Waldo beheert elektrische plekken als een apart type parkeerplaats.

Een parkeerbeheersysteem is software, soms gecombineerd met hardware zoals slagbomen of sensoren, waarmee parkeerplaatsen worden toegewezen, gereserveerd en gemonitord. Op een bedrijfsparkeerterrein is de belangrijkste taak een beperkt aantal plekken eerlijk over de medewerkers te verdelen. Waldo is software voor parkeerbeheer in Microsoft Teams, met connectoren voor parkeer- en badgesystemen.

Parkeerbezetting is het aandeel parkeerplaatsen dat in een bepaalde periode is gereserveerd of gebruikt. Het laat zien of het parkeerterrein te klein of te groot is, of ongelijk wordt gebruikt over de week. De parkeerbezetting is zichtbaar in zowel de gratis als de volledige versie van Waldo.

Een parkeerplaats voor tweewielers is bedoeld voor motoren, scooters of fietsen. Door deze plekken apart te beheren, voorkomt u dat een tweewieler een volledige autoplek inneemt. Waldo ondersteunt plekken voor tweewielers als apart type parkeerplaats.

Een parkeerquotum beperkt hoe vaak een medewerker in een bepaalde periode een parkeerplaats kan reserveren, bijvoorbeeld per week of per maand. Het wordt ingezet als de vraag groter is dan het aantal plekken, zodat meer mensen toegang krijgen. Vaak wordt het gecombineerd met fair-play-regels en wachtlijsten.

Toegangscontrole voor het parkeerterrein omvat de systemen die geautoriseerde voertuigen toegang geven: slagbomen, badges, kentekenherkenning of intercoms. Gekoppeld aan een reserveringstool kan de toegang overeenkomen met de reserveringen van de dag. De volledige versie van Waldo bevat parkeertoegang en -reservering, met connectoren voor parkeer- en badgesystemen.

Met een wachtlijst voor parkeren kan een medewerker in de rij staan voor een parkeerplaats op een dag waarop alle plekken gereserveerd zijn. Komt er een plek vrij, dan kan die naar de volgende persoon op de lijst gaan. De volledige versie van Waldo bevat wachtlijsten met prioriteit.