Glosario del flex office y la reserva de parking

El análisis del uso de espacios estudia cómo se utilizan realmente las oficinas, salas y aparcamientos, a partir de datos de reservas, check-in o sensores. Ayuda a decidir si conviene redimensionar, reorganizar o reasignar el espacio. La versión completa de Waldo incluye un conector y una plantilla de Power BI para este análisis.

El check-in es la acción de confirmar, al llegar, que realmente se utiliza el puesto, la sala o la plaza de aparcamiento reservados. Convierte una reserva en un dato real de asistencia y ayuda a detectar los no-shows, para identificar los espacios que no se usan. En Waldo, el check-in forma parte de la versión completa.

La cobertura de socorristas y equipos de emergencia consiste en asegurarse de que cada día haya suficientes personas formadas en el centro para atender una emergencia. Con el trabajo híbrido, la asistencia varía de un día a otro, así que esta cobertura ya no puede darse por hecha. Waldo le permite definir umbrales de socorristas y responsables de evacuación, para ver qué días falta cobertura.

El coworking es un espacio de trabajo compartido, normalmente gestionado por un operador externo, donde autónomos, start-ups y empleados de distintas empresas alquilan puestos u oficinas de forma flexible. Algunas empresas utilizan espacios de coworking como complemento de sus propias oficinas para equipos remotos o que viajan. A diferencia del flex office, los espacios de coworking no están reservados a una sola organización.

Una declaración de presencia es el simple hecho de indicar dónde trabajará un día concreto, por ejemplo en la oficina, en remoto o ausente, sin reservar un puesto concreto. Informa al equipo de quién viene y ofrece una primera visión de la ocupación de la oficina. Así funciona la versión gratuita de Waldo, directamente en Microsoft Teams.

El flex office es una forma de organizar el espacio de trabajo en la que los empleados no tienen puesto asignado y utilizan los puestos disponibles cuando vienen a la oficina. Suele combinarse con el trabajo híbrido y los puestos compartidos, y apoyarse en una herramienta de reserva de puestos. Sus objetivos son aprovechar mejor el espacio y dar más libertad de elección a los empleados. Waldo es una aplicación de flex office para Microsoft Teams.

El hot desking es un sistema de puestos por orden de llegada: los empleados ocupan cualquier puesto libre al llegar, sin reservar con antelación. Es sencillo de implantar, pero no garantiza encontrar sitio los días de más afluencia. La reserva de puestos suele adoptarse como siguiente paso para eliminar esa incertidumbre.

El hoteling es un sistema de puestos basado en la reserva: los empleados reservan un puesto de trabajo con antelación, como reservarían una habitación de hotel. Es lo contrario del hot desking, en el que los puestos se ocupan al llegar. En la práctica, hoteling y reserva de puestos describen el mismo enfoque.

Una lista de espera permite a los empleados apuntarse para un puesto, una sala o una plaza de aparcamiento que ya está completamente reservado. Si se libera un sitio, puede asignarse a la siguiente persona de la lista. La versión completa de Waldo incluye listas de espera con prioridad.

Un no-show es una reserva que no se utiliza: la persona reservó un puesto, una sala o una plaza de aparcamiento, pero no vino. Los no-shows bloquean espacios que otros podrían haber usado y distorsionan los datos de ocupación. El check-in es la forma habitual de detectarlos.

Una oficina ágil es un espacio de trabajo diseñado para adaptarse a necesidades cambiantes: puestos no asignados, zonas modulares y espacios tanto para colaborar como para concentrarse. El término se usa a menudo como sinónimo de flex office. Su objetivo es ajustar la oficina a la forma real de trabajar de los equipos, y no a un plano de asientos fijo.

El overbooking se produce cuando más personas prevén venir a la oficina, o reservan un espacio, de los puestos o plazas de aparcamiento disponibles. Algunas personas llegan entonces sin sitio. La versión gratuita de Waldo funciona como una declaración de presencia, por lo que el overbooking es posible; la versión completa garantiza la capacidad y lo impide.

Un plano interactivo es un mapa digital de la oficina en el que los empleados ven los puestos, salas y plazas de aparcamiento disponibles y los reservan con un clic. También muestra dónde se sientan los compañeros. En la versión completa de Waldo, usted reserva un puesto concreto en el plano, cambia de sitio desde el mapa y diseña sus propios planos.

Una política de mesa limpia pide a los empleados que dejen su puesto despejado al final de cada jornada: sin papeles, objetos personales ni dispositivos. Es imprescindible en una oficina compartida, porque la siguiente persona debe encontrar un puesto listo para usar. También protege la información confidencial.

Una política de teletrabajo fija las reglas del trabajo en remoto en una empresa: número de días en remoto o en la oficina, quién puede acogerse, días en los que se espera presencia. Aplicarla de forma justa exige saber quién trabaja dónde cada día. La versión completa de Waldo permite definir límites de días en casa y en la oficina, una buena alternativa a las hojas de Excel de teletrabajo.

Los puestos compartidos son una organización en la que varios empleados utilizan los mismos puestos en momentos distintos, en lugar de tener cada uno un puesto asignado. Funciona porque, con el trabajo híbrido, no todo el mundo está en la oficina el mismo día. Requiere reglas claras y una herramienta de reservas para no quedarse sin puesto disponible. Lea nuestro artículo sobre las luces y sombras del desk sharing.

El ratio de puestos por empleado compara el número de puestos disponibles con el número de empleados que pueden utilizarlos. Un ratio inferior a 1 significa que hay menos puestos que personas, que es el principio de los puestos compartidos. El ratio adecuado depende de su asistencia real, por lo que conviene fijarlo después de medir la ocupación durante varias semanas.

La reserva de puestos consiste en reservar con antelación un puesto de trabajo concreto, para un día o parte del día, normalmente desde una aplicación o un plano. Garantiza a los empleados un sitio cuando vienen a la oficina y ofrece a los responsables datos fiables sobre quién viene. Con Waldo, los empleados reservan un puesto directamente en Microsoft Teams, en un plano interactivo.

La reserva de salas de reuniones consiste en reservar una sala para una franja horaria determinada, para evitar las dobles reservas y las salas vacías. A menudo se vincula a los calendarios, de modo que la sala se reserva al mismo tiempo que se envía la invitación a la reunión. En la versión completa de Waldo, las salas de reuniones se reservan en el plano, en Microsoft Teams.

La reserva predictiva consiste en anticipar las reservas a partir de información existente, como el calendario o los hábitos de un empleado, para que no tenga que reservarlo todo a mano. Ahorra tiempo y mantiene las reservas coherentes con la agenda real. La versión completa de Waldo ofrece reserva predictiva y sincronización inteligente con Outlook.

Un software de gestión del espacio de trabajo es una herramienta que ayuda a las organizaciones a planificar y gestionar sus oficinas: reserva de puestos, salas y aparcamiento, asistencia, planos e informes de ocupación. Es la columna vertebral de un flex office bien gestionado. Waldo es una aplicación de gestión del espacio de trabajo que funciona íntegramente en Microsoft Teams; descubra cómo se compara con Microsoft Places.

La tasa de ocupación es la proporción de puestos, salas o plazas de aparcamiento disponibles que se utilizan realmente durante un periodo determinado. Es el indicador clave para dimensionar un flex office y decidir el ratio de puestos por empleado. Waldo muestra la ocupación de la oficina y del aparcamiento, y la versión completa añade un conector y una plantilla de Power BI para un análisis más detallado.

El teletrabajo consiste en trabajar fuera de las instalaciones de la empresa, casi siempre desde casa, con herramientas digitales. En un modelo híbrido, los días de teletrabajo se alternan con los días de oficina. Las normas que lo regulan varían según el país y la empresa; consulte nuestro artículo sobre los aspectos legales del teletrabajo.

El trabajo basado en actividades es una organización de la oficina en la que cada empleado elige el espacio que mejor se adapta a la tarea del momento: una sala tranquila para concentrarse, una sala de reuniones para colaborar, una cabina para las llamadas. Nadie tiene un puesto asignado y las personas cambian de espacio a lo largo del día. Suele apoyarse en una herramienta de reservas para que cada uno encuentre el espacio adecuado cuando lo necesita.

El trabajo híbrido es un modelo en el que los empleados reparten su tiempo entre la oficina y el teletrabajo, por ejemplo algunos días a la semana en cada lugar. Plantea nuevas preguntas: quién viene qué día, cuántos puestos se necesitan, cómo se reúnen los equipos. Herramientas como Waldo ayudan a los equipos a ver quién viene a la oficina y a coordinar sus días.

Una zona de equipo es un área de la oficina reservada a un equipo o departamento, dentro de la cual sus miembros utilizan puestos compartidos. Mantiene a los compañeros cerca sin perder la flexibilidad del flex office. Las zonas de equipo suelen dimensionarse según la asistencia de cada equipo.

Un aparcamiento compartido es aquel en el que las plazas no se asignan a personas concretas, sino que se ponen en común y los empleados las reservan según sus necesidades. Como en un modelo híbrido no todo el mundo viene todos los días, un aparcamiento compartido puede dar servicio a más personas que plazas tiene. Requiere una herramienta de reservas y reglas de asignación claras.

El aparcamiento para visitantes es el conjunto de plazas reservadas a invitados, clientes o proveedores que acuden a las instalaciones de la empresa. Planificar estas plazas con antelación evita que los visitantes lleguen sin dónde aparcar. Suele gestionarse por separado del aparcamiento de los empleados.

Una app de reserva de aparcamiento permite a los empleados reservar con antelación una plaza en el aparcamiento de la empresa para un día determinado, desde el móvil o el ordenador. Sustituye a las hojas de cálculo, los correos y el orden de llegada. Con Waldo, los empleados reservan su plaza de aparcamiento en Microsoft Teams, junto con su puesto. Lea cómo funciona la reserva de parking con Waldo.

El control de acceso al aparcamiento engloba los sistemas que permiten la entrada de vehículos autorizados: barreras, tarjetas, lectores de matrículas o interfonos. Si se vincula a una herramienta de reservas, el acceso puede corresponder a las reservas del día. La versión completa de Waldo incluye acceso y reserva de parking, con conectores para sistemas de parking y de control por tarjeta.

Un cupo de aparcamiento es un límite al número de veces que un empleado puede reservar una plaza durante un periodo determinado, por ejemplo por semana o por mes. Se utiliza cuando la demanda supera el número de plazas, para dar acceso a más personas. Suele combinarse con reglas fair-play y listas de espera.

Una lista de espera de aparcamiento permite a un empleado apuntarse para conseguir una plaza un día en que todas están reservadas. Si se libera una plaza, puede asignarse a la siguiente persona de la lista. La versión completa de Waldo incluye listas de espera con prioridad.

La ocupación del aparcamiento es la proporción de plazas reservadas o utilizadas durante un periodo determinado. Indica si el aparcamiento está infradimensionado, sobredimensionado o se usa de forma desigual a lo largo de la semana. La ocupación del aparcamiento puede consultarse tanto en la versión gratuita como en la versión completa de Waldo.

Una plaza con punto de recarga es una plaza de aparcamiento equipada con un cargador para vehículos eléctricos. Estas plazas suelen ser escasas, así que reservarlas evita conflictos y permite que más conductores carguen a lo largo de la semana. Waldo gestiona las plazas eléctricas como un tipo de plaza específico.

Una plaza para personas con movilidad reducida está reservada a quienes tienen dificultades de movilidad; suele ser más ancha y estar más cerca de la entrada del edificio. En un aparcamiento compartido, estas plazas deben seguir disponibles para las personas que las necesitan. Waldo le permite definir plazas para movilidad reducida entre sus tipos de plaza de aparcamiento.

Una plaza para vehículos de dos ruedas está destinada a motos, scooters o bicicletas. Gestionar estas plazas por separado evita ocupar una plaza de coche completa con un vehículo de dos ruedas. Waldo admite las plazas de dos ruedas como un tipo de plaza específico.

La rotación fair-play es una forma de asignar espacios escasos, como el aparcamiento, para que el acceso se reparta de forma justa entre los empleados a lo largo del tiempo, en lugar de ir a quien reserva primero. Evita que siempre consigan plaza las mismas personas. La versión completa de Waldo incluye la reserva fair-play.

Un sistema de gestión de aparcamiento es un software, a veces combinado con equipos como barreras o sensores, que sirve para asignar, reservar y supervisar las plazas. En un aparcamiento de empresa, su función principal es repartir de forma justa un número limitado de plazas entre los empleados. Waldo es un software de gestión de parking para Microsoft Teams, con conectores para sistemas de parking y de control por tarjeta.