Desk Sharing: die Höhen und Tiefen im Überblick

Warum Desk Sharing zur Norm wurde

Als die Büros nach der COVID-19-Krise wieder öffneten, wurde die Mischung aus Homeoffice und Büroarbeit schnell zur Norm. In seinem Work Trend Index 2021 berichtete Microsoft, dass 66 % der befragten Arbeitgeber planten, hybrides Arbeiten einzuführen oder auszubauen, und dass 70 % der Beschäftigten flexible Homeoffice-Optionen beibehalten wollten.

Damit hybrides Arbeiten funktioniert, müssen Arbeitgeber jeden Schreibtisch optimal nutzen und gleichzeitig für Sicherheit und Komfort sorgen. Das bedeutet: Kapazität in Echtzeit überwachen und auch die Parkplätze einplanen.

Schafft Desk Sharing den perfekten Arbeitsplatz? Wie alles hat es Vor- und Nachteile. Bei Waldo sind wir Fans des hybriden Arbeitsplatzes, bleiben aber gern realistisch. Schauen wir uns also beide Seiten ehrlich an.

Die Tiefen des Desk Sharing

Kein Platz mehr frei

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das nicht auf die Rückkehr ins Büro vorbereitet ist, sie aber trotzdem ankündigt. Wegen der damaligen Abstandsregeln ist das Büro auf 50 % Kapazität begrenzt. Am ersten Tag kommen alle – natürlich wollen sich alle wiedersehen.

Die Ersten sichern sich ihre Schreibtische. Bei 50 % Kapazität ist so weit alles in Ordnung. Dann kommt die zweite Hälfte. Wer später kommt, findet kaum einen freien Arbeitsplatz, improvisiert und landet verstreut im ganzen Büro. Stunden des Arbeitstags gehen verloren.

Die moderne Lösung ist ein intelligenter Büroassistent, der die Nutzung der Schreibtische in Echtzeit überwacht: Mitarbeitende buchen einen bestimmten Schreibtisch für einen bestimmten Zeitraum und geben ihn wieder frei, wenn sie fertig sind. Damit ist ein Problem gelöst. Aber was ist mit …

Ergonomie

Shared Desks, Hot Desks – wie auch immer man sie nennt, ihnen fehlt die persönliche Note. Das ist schlecht für die Ergonomie, denn Körperbau, bevorzugte Haltung und gesundheitliche Voraussetzungen sind von Mensch zu Mensch verschieden.

Jedes Mal, wenn jemand einen Hot Desk nutzt, verstellt er womöglich Stuhlhöhe, Neigung oder Lordosenstütze. Die Standard-IT-Ausstattung passt für die meisten, doch Menschen mit besonderen Bedürfnissen (etwa einer vertikalen Maus wegen RSI-Syndrom) können Beschwerden oder Schmerzen bekommen.

Die Lösung: Kennzeichnen Sie einige Arbeitsplätze als „ergonomisch“ und lassen Sie Menschen mit besonderen Anforderungen diese reservieren – ähnlich wie einen Behindertenparkplatz. Mehr Komfort für die Mitarbeitenden und weniger Aufwand für die IT, die nicht mehr jeden Tag Geräte neu einrichten muss. Mit Waldo können Sie bestimmte Schreibtische für bestimmte Bedürfnisse reservieren.

Die Höhen des Desk Sharing

Zusammenarbeit vor Ort

Manche Arbeit gelingt einfach besser von Angesicht zu Angesicht, und gerade kreative Teams treffen sich gern persönlich. Selbst mit Kapazitätsgrenzen und Buchungsregeln können sich Teams so abstimmen, dass alle am selben Tag ins Büro kommen.

Eine intelligente Desk Booking App macht es leicht. Mit Waldo:

• fragt Waldo Sie, ob Sie dazukommen möchten, wenn Ihr Team im Büro ist,
• prüft Waldo die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Parkplätzen, um einen Platz nahe Ihrem Team zu finden,
• zeigt Waldo auf dem Büroplan, wo Ihre Teamkollegen sitzen.

Externe Fachkräfte, Freelancer und Last-Minute-Buchungen

Viele Unternehmen arbeiten mit externen Fachkräften und Freelancern. Ohne Desk Sharing ist es schwer, sie gut unterzubringen. Sie sind flexibel – solange das Büro es auch ist.

Mit Waldo kann jede Person einen Schreibtisch für einen Gast buchen, nach denselben Kapazitätsregeln wie für alle anderen. Ideal für IT-Berater, freiberufliche Buchhalter, Meeting-Koordinatoren und alle anderen. Und werden Gästeplätze kaum genutzt, können sie Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, die am selben Tag vom Homeoffice ins Büro wechseln. Wir nennen das „Fluidifizierung“.

Desk Sharing einfach machen mit Waldo

Waldo hilft kleinen und großen Unternehmen, ihre hybride Belegschaft abzustimmen, die Nutzung von Schreibtischen und Parkplätzen zu steuern und Arbeitsplätze neu zuzuweisen, damit Teams zufrieden und produktiv bleiben – alles in Microsoft Teams.

Sie fragen sich, wie Sie Ihr Shared Office organisieren sollen? Starten Sie mit der kostenlosen Version von Waldo, entdecken Sie die Funktionen oder buchen Sie eine Demo mit unserem Team.