Glossario del flex office e della prenotazione parcheggi

L'analisi dell'utilizzo degli spazi studia come vengono effettivamente usati uffici, sale e parcheggi, a partire dai dati di prenotazione, check-in o sensori. Aiuta a decidere se ridimensionare, riorganizzare o riassegnare gli spazi. La versione completa di Waldo include un connettore e un modello Power BI per questa analisi.

Il check-in è l'azione con cui si conferma, all'arrivo, di utilizzare davvero la scrivania, la sala o il posto auto prenotati. Trasforma una prenotazione in un dato reale di presenza e aiuta a rilevare i no-show, così da individuare gli spazi inutilizzati. In Waldo, il check-in fa parte della versione completa.

La condivisione delle scrivanie è un'organizzazione in cui più dipendenti usano le stesse scrivanie in momenti diversi, invece di avere ciascuno una scrivania assegnata. Funziona perché, con il lavoro ibrido, non tutti sono in ufficio lo stesso giorno. Richiede regole chiare e uno strumento di prenotazione per evitare di restare senza scrivania disponibile. Leggete il nostro articolo su pro e contro del desk sharing.

La copertura degli addetti al primo soccorso e antincendio consiste nell'assicurarsi che ogni giorno in sede ci siano abbastanza persone formate per gestire un'emergenza. Con il lavoro ibrido le presenze cambiano ogni giorno, quindi questa copertura non può più essere data per scontata. Waldo vi permette di impostare soglie per gli addetti al primo soccorso e antincendio, così vedete subito quando un giorno è scoperto.

Il coworking è uno spazio di lavoro condiviso, di solito gestito da un operatore esterno, in cui freelance, start-up e dipendenti di aziende diverse affittano scrivanie o uffici in modo flessibile. Alcune aziende usano gli spazi di coworking come complemento ai propri uffici per i team da remoto o in trasferta. A differenza del flex office, gli spazi di coworking non sono riservati a una sola organizzazione.

Una dichiarazione di presenza consiste semplicemente nell'indicare dove lavorerete in un determinato giorno, per esempio in ufficio, da remoto o assenti, senza prenotare una scrivania precisa. Fa sapere al team chi viene e offre una prima visione dell'occupazione dell'ufficio. È così che funziona la versione gratuita di Waldo, direttamente in Microsoft Teams.

Il flex office è un modo di organizzare l'ufficio in cui i dipendenti non hanno una scrivania assegnata e usano le postazioni disponibili quando vengono in sede. Di solito è abbinato al lavoro ibrido e alla condivisione delle scrivanie, e supportato da uno strumento di prenotazione. Gli obiettivi sono usare meglio gli spazi e dare più libertà di scelta ai dipendenti. Waldo è un'app di flex office per Microsoft Teams.

L'hot desking è un sistema di scrivanie in base all'ordine di arrivo: i dipendenti occupano qualsiasi scrivania libera quando arrivano, senza prenotare in anticipo. È semplice da introdurre ma non garantisce di trovare posto nei giorni di maggiore affluenza. La prenotazione delle scrivanie viene spesso adottata come passo successivo per eliminare questa incertezza.

L'hoteling è un sistema di scrivanie basato sulla prenotazione: i dipendenti riservano in anticipo una postazione, come prenoterebbero una camera d'albergo. È l'opposto dell'hot desking, in cui le scrivanie si occupano all'arrivo. In pratica, hoteling e prenotazione delle scrivanie indicano lo stesso approccio.

Il lavoro basato sulle attività è un'organizzazione dell'ufficio in cui i dipendenti scelgono lo spazio più adatto all'attività del momento: una stanza silenziosa per concentrarsi, una sala riunioni per collaborare, una phone booth per le chiamate. Nessuno ha una scrivania assegnata e ci si sposta tra gli spazi durante la giornata. Di solito si appoggia a uno strumento di prenotazione, così ognuno trova lo spazio giusto quando gli serve.

Il lavoro ibrido è un modello in cui i dipendenti dividono il proprio tempo tra ufficio e lavoro da remoto, per esempio alcuni giorni a settimana in ciascun luogo. Pone nuove domande: chi viene in quale giorno, quante scrivanie servono, come si ritrovano i team. Strumenti come Waldo aiutano i team a vedere chi viene in ufficio e a coordinare le proprie giornate.

Una lista di attesa permette ai dipendenti di mettersi in coda per una scrivania, una sala o un posto auto già completamente prenotati. Se un posto si libera, può essere assegnato alla persona successiva in lista. La versione completa di Waldo include liste di attesa con priorità.

Un no-show è una prenotazione non utilizzata: la persona ha prenotato una scrivania, una sala o un posto auto ma non si è presentata. I no-show bloccano spazi che altri avrebbero potuto usare e falsano i dati di occupazione. Il check-in è il modo più comune per rilevarli.

L'overbooking si verifica quando le persone che prevedono di venire in ufficio, o che prenotano uno spazio, sono più delle scrivanie o dei posti auto disponibili. Alcune persone arrivano quindi senza un posto. La versione gratuita di Waldo funziona come dichiarazione di presenza, quindi l'overbooking è possibile; la versione completa garantisce la capienza e lo impedisce.

Una planimetria interattiva è una mappa digitale dell'ufficio su cui i dipendenti vedono scrivanie, sale e posti auto disponibili e li prenotano con un clic. Mostra anche dove sono seduti i colleghi. Nella versione completa di Waldo prenotate una scrivania precisa sulla planimetria, cambiate posto dalla mappa e disegnate le vostre mappe.

Una policy di smart working stabilisce le regole del lavoro da remoto in azienda: numero di giorni da remoto o in ufficio, chi può accedervi, giorni in cui è prevista la presenza. Applicarla in modo equo richiede di sapere chi lavora dove ogni giorno. La versione completa di Waldo vi permette di impostare limiti di giorni a casa e in ufficio, una buona alternativa ai fogli Excel per lo smart working.

Una politica della scrivania pulita chiede ai dipendenti di liberare la propria scrivania alla fine di ogni giornata: niente documenti, oggetti personali o dispositivi lasciati sul posto. È essenziale in un ufficio condiviso, perché la persona successiva deve trovare una scrivania pronta all'uso. Protegge anche le informazioni riservate.

La prenotazione delle sale riunioni consiste nel riservare una sala per una determinata fascia oraria, per evitare doppie prenotazioni e sale inutilizzate. Spesso è collegata ai calendari, così la sala viene prenotata insieme all'invito alla riunione. Nella versione completa di Waldo, le sale riunioni si prenotano sulla planimetria, in Microsoft Teams.

La prenotazione delle scrivanie consiste nel riservare in anticipo una postazione di lavoro precisa, per un giorno o parte della giornata, di solito tramite un'app o una planimetria. Garantisce ai dipendenti un posto quando vengono in ufficio e offre ai responsabili dati affidabili su chi viene. Con Waldo, i dipendenti prenotano una scrivania direttamente in Microsoft Teams, su una planimetria interattiva.

La prenotazione predittiva consiste nell'anticipare le prenotazioni a partire da informazioni già disponibili, come il calendario o le abitudini di un dipendente, così da non dover prenotare tutto a mano. Fa risparmiare tempo e mantiene le prenotazioni coerenti con gli impegni reali. La versione completa di Waldo offre la prenotazione predittiva e la sincronizzazione intelligente con Outlook.

Il rapporto scrivanie/dipendenti confronta il numero di scrivanie disponibili con il numero di dipendenti che possono utilizzarle. Un rapporto inferiore a 1 significa che ci sono meno scrivanie che persone: è il principio della condivisione delle scrivanie. Il rapporto giusto dipende dalle vostre presenze reali, quindi conviene fissarlo dopo aver misurato l'occupazione per diverse settimane.

Lo smart working, o lavoro da remoto, significa lavorare fuori dai locali dell'azienda, per lo più da casa, con strumenti digitali. In un modello ibrido, i giorni da remoto si alternano a quelli in ufficio. Le regole che lo disciplinano variano da paese a paese e da azienda ad azienda: leggete il nostro articolo sugli aspetti legali del lavoro da casa.

Un software di workplace management è uno strumento che aiuta le organizzazioni a pianificare e gestire i propri uffici: prenotazione di scrivanie, sale e parcheggi, presenze, planimetrie e report di occupazione. È la spina dorsale di un flex office ben organizzato. Waldo è un'app di workplace management che funziona interamente in Microsoft Teams; scoprite come si confronta con Microsoft Places.

Il tasso di occupazione è la quota di scrivanie, sale o posti auto disponibili effettivamente utilizzati in un determinato periodo. È l'indicatore chiave per dimensionare un flex office e decidere il rapporto scrivanie/dipendenti. Waldo mostra l'occupazione dell'ufficio e del parcheggio, e la versione completa aggiunge un connettore e un modello Power BI per analisi più approfondite.

Un ufficio agile è uno spazio di lavoro progettato per adattarsi a esigenze che cambiano: scrivanie non assegnate, aree modulari e spazi sia per collaborare sia per concentrarsi. Il termine è spesso usato come sinonimo di flex office. L'obiettivo è adattare l'ufficio al modo in cui i team lavorano davvero, invece che a una disposizione fissa dei posti.

Una zona di team è un'area dell'ufficio riservata a un team o a un reparto, all'interno della quale i membri usano scrivanie condivise. Mantiene vicini i colleghi senza rinunciare alla flessibilità del flex office. Le zone di team sono spesso dimensionate in base alle presenze di ciascun team.

Un'app di prenotazione parcheggio permette ai dipendenti di riservare in anticipo un posto nel parcheggio aziendale per un determinato giorno, dal telefono o dal computer. Sostituisce fogli di calcolo, email e la logica del primo che arriva. Con Waldo, i dipendenti prenotano il posto auto in Microsoft Teams, insieme alla scrivania. Leggete come funziona la prenotazione del parcheggio con Waldo.

Il controllo accessi al parcheggio comprende i sistemi che consentono l'ingresso ai veicoli autorizzati: sbarre, badge, lettori di targhe o citofoni. Se collegato a uno strumento di prenotazione, l'accesso può corrispondere alle prenotazioni del giorno. La versione completa di Waldo include accesso e prenotazione del parcheggio, con connettori per sistemi di parcheggio e di badge.

Una lista di attesa del parcheggio permette a un dipendente di mettersi in coda per un posto auto in un giorno in cui tutti i posti sono prenotati. Se un posto si libera, può essere assegnato alla persona successiva in lista. La versione completa di Waldo include liste di attesa con priorità.

L'occupazione del parcheggio è la quota di posti auto prenotati o utilizzati in un determinato periodo. Mostra se il parcheggio è sottodimensionato, sovradimensionato o usato in modo disomogeneo nel corso della settimana. L'occupazione del parcheggio è visibile sia nella versione gratuita sia in quella completa di Waldo.

Un parcheggio condiviso è un parcheggio in cui i posti non sono assegnati alle singole persone, ma messi in comune e prenotati dai dipendenti secondo le necessità. Poiché in un modello ibrido non tutti vengono ogni giorno, un parcheggio condiviso può servire più persone di quanti siano i posti. Richiede uno strumento di prenotazione e regole di assegnazione chiare.

Il parcheggio visitatori è l'insieme dei posti riservati a ospiti, clienti o fornitori che si recano nella sede dell'azienda. Pianificare questi posti in anticipo evita che i visitatori arrivino senza un posto dove parcheggiare. Di solito è gestito separatamente dal parcheggio dei dipendenti.

Un posto auto con ricarica elettrica è un posto dotato di colonnina di ricarica per veicoli elettrici. Questi posti sono spesso pochi, quindi prenotarli evita conflitti e permette a più conducenti di ricaricare durante la settimana. Waldo gestisce i posti elettrici come un tipo di posto dedicato.

Un posto auto per persone con mobilità ridotta è riservato a chi ha difficoltà motorie; di solito è più largo e più vicino all'ingresso dell'edificio. In un parcheggio condiviso questi posti devono restare disponibili per le persone che ne hanno bisogno. Waldo vi permette di definire posti per mobilità ridotta tra i vostri tipi di posto auto.

Un posto per veicoli a due ruote è destinato a moto, scooter o biciclette. Gestire questi posti separatamente evita di occupare un intero posto auto con un veicolo a due ruote. Waldo supporta i posti per due ruote come tipo di posto dedicato.

Una quota di parcheggio è un limite al numero di volte in cui un dipendente può prenotare un posto auto in un determinato periodo, per esempio a settimana o al mese. Si usa quando la domanda supera il numero di posti, per dare accesso a più persone. Spesso è abbinata a regole fair-play e a liste di attesa.

La rotazione fair-play è un modo di assegnare spazi scarsi, come il parcheggio, in modo che l'accesso sia ripartito equamente tra i dipendenti nel tempo, invece di andare a chi prenota per primo. Evita che siano sempre le stesse persone a ottenere un posto. La versione completa di Waldo include la prenotazione fair-play.

Un sistema di gestione parcheggi è un software, a volte abbinato a dispositivi come sbarre o sensori, che serve ad assegnare, prenotare e monitorare i posti auto. Per un parcheggio aziendale, il suo ruolo principale è ripartire in modo equo un numero limitato di posti tra i dipendenti. Waldo è un software di gestione parcheggi per Microsoft Teams, con connettori per sistemi di parcheggio e di badge.