Glossaire du flex office et de la réservation de parking

L'analyse de l'occupation des espaces consiste à étudier l'utilisation réelle des bureaux, des salles et du parking, à partir des réservations, des check-in ou de capteurs. Elle aide à décider s'il faut redimensionner, réorganiser ou réaffecter des surfaces. La version complète de Waldo inclut un connecteur et un modèle Power BI pour cette analyse.

Le bureau agile est un espace de travail conçu pour s'adapter aux besoins : postes non attribués, zones modulables, espaces pour collaborer comme pour se concentrer. Le terme est souvent employé comme synonyme de flex office. L'objectif est d'adapter le bureau à la façon dont les équipes travaillent vraiment, plutôt qu'à un plan de placement figé.

Le check-in est l'action de confirmer, à votre arrivée, que vous occupez bien le bureau, la salle ou la place de parking réservé. Il transforme une réservation en donnée de présence réelle et permet de repérer les no-shows, donc les espaces inutilisés. Dans Waldo, le check-in fait partie de la version complète.

La couverture secouristes et serre-files consiste à s'assurer que suffisamment de personnes formées sont présentes sur site chaque jour pour réagir en cas d'urgence. Avec le travail hybride, la présence varie d'un jour à l'autre : cette couverture n'est plus acquise. Waldo vous permet de définir des seuils de secouristes et de serre-files, pour voir quand une journée en manque.

Le coworking est un espace de travail partagé, généralement géré par un opérateur tiers, où indépendants, start-up et salariés de différentes entreprises louent des postes ou des bureaux de façon flexible. Certaines entreprises l'utilisent en complément de leurs locaux pour des équipes à distance ou en déplacement. Contrairement au flex office, un espace de coworking n'est pas réservé à une seule organisation.

La déclaration de présence consiste simplement à indiquer où vous travaillerez un jour donné, par exemple au bureau, en télétravail ou absent, sans réserver de poste précis. Elle informe l'équipe de qui vient et donne une première vue de l'occupation des bureaux. C'est le fonctionnement de la version gratuite de Waldo, directement dans Microsoft Teams.

Le flex office est une organisation des locaux dans laquelle les salariés n'ont pas de bureau attitré et utilisent les postes disponibles quand ils viennent. Il va généralement de pair avec le travail hybride et le partage de bureau, et s'appuie sur un outil de réservation. Son but : mieux utiliser les surfaces et donner plus de choix aux salariés. Waldo est une application de flex office pour Microsoft Teams.

Le hot desking est un fonctionnement en libre-service : les salariés prennent un bureau libre en arrivant, sans réservation préalable. Il est simple à mettre en place, mais ne garantit pas de trouver une place les jours d'affluence. La réservation de bureau est souvent l'étape suivante pour lever cette incertitude.

Le hoteling est un fonctionnement sur réservation : les salariés réservent un poste à l'avance, comme une chambre d'hôtel. C'est l'inverse du hot desking, où le bureau est pris à l'arrivée. En pratique, hoteling et réservation de bureau désignent la même approche.

Une liste d'attente permet aux salariés de se positionner sur un bureau, une salle ou une place de parking déjà complet. Si une place se libère, elle peut revenir à la personne suivante sur la liste. La version complète de Waldo inclut des listes d'attente avec priorité.

Un logiciel de gestion de l'environnement de travail aide les entreprises à organiser et piloter leurs locaux : réservation de bureaux, de salles et de parking, présence, plans et suivi de l'occupation. C'est la colonne vertébrale d'un flex office bien géré. Waldo est une application de ce type qui fonctionne entièrement dans Microsoft Teams ; découvrez comment elle se compare à Microsoft Places.

Un no-show est une réservation non utilisée : la personne a réservé un bureau, une salle ou une place de parking mais n'est pas venue. Les no-shows bloquent des espaces que d'autres auraient pu utiliser et faussent les données d'occupation. Le check-in est le moyen habituel de les repérer.

Le partage de bureau est une organisation dans laquelle plusieurs salariés utilisent les mêmes postes à des moments différents, au lieu d'avoir chacun un bureau attitré. Il fonctionne parce qu'avec le travail hybride, tout le monde n'est pas au bureau le même jour. Il demande des règles claires et un outil de réservation pour ne pas se retrouver sans poste. Lisez notre article sur les hauts et les bas du partage de bureau.

Un plan interactif est une carte numérique des locaux sur laquelle les salariés voient les bureaux, salles et places de parking disponibles, et les réservent en un clic. Il montre aussi où sont installés les collègues. Dans la version complète de Waldo, vous réservez un poste précis sur le plan, changez de place via la carte et concevez vos propres plans.

Une politique de télétravail fixe les règles du travail à distance dans l'entreprise : nombre de jours en télétravail ou au bureau, éligibilité, jours de présence attendus. Pour l'appliquer équitablement, il faut savoir qui travaille où chaque jour. La version complète de Waldo permet de définir des limites de jours au bureau et à domicile ; découvrez la gestion du télétravail dans Microsoft Teams, une bonne alternative aux tableurs Excel.

La politique du bureau propre demande aux salariés de libérer leur bureau en fin de journée : aucun papier, objet personnel ou matériel laissé sur place. Elle est indispensable dans un bureau partagé, car la personne suivante doit trouver un poste prêt à l'emploi. Elle protège aussi les informations confidentielles.

La réservation de bureau consiste à réserver à l'avance un poste de travail précis, pour une journée ou une demi-journée, généralement via une application ou un plan. Elle garantit une place aux salariés qui viennent au bureau et donne aux managers une vision fiable de qui sera présent. Avec Waldo, vos collaborateurs réservent leur bureau directement dans Microsoft Teams, sur un plan interactif.

La réservation de salle de réunion consiste à bloquer une salle sur un créneau donné, pour éviter les doubles réservations et les salles vides. Elle est souvent liée aux agendas, afin que la salle soit réservée avec l'invitation. Dans la version complète de Waldo, les salles se réservent sur le plan, dans Microsoft Teams.

La réservation prédictive consiste à anticiper les réservations à partir d'informations existantes, comme l'agenda ou les habitudes d'un salarié, pour lui éviter de tout réserver à la main. Elle fait gagner du temps et garde les réservations cohérentes avec l'emploi du temps réel. La version complète de Waldo propose la réservation prédictive et la synchronisation intelligente avec Outlook.

La surréservation se produit quand plus de personnes prévoient de venir au bureau, ou réservent un espace, qu'il n'y a de bureaux ou de places de parking disponibles. Certaines arrivent alors sans place. La version gratuite de Waldo fonctionne comme une déclaration de présence, la surréservation y est donc possible ; la version complète garantit la capacité et l'empêche.

Le taux d'occupation est la part des bureaux, salles ou places de parking réellement utilisés sur une période donnée. C'est l'indicateur clé pour dimensionner un flex office et choisir un taux de foisonnement. Waldo affiche l'occupation des bureaux et du parking, et la version complète ajoute un connecteur et un modèle Power BI pour aller plus loin.

Le taux de foisonnement compare le nombre de postes de travail disponibles au nombre de salariés susceptibles de les utiliser. Un ratio inférieur à 1 signifie qu'il y a moins de bureaux que de personnes : c'est le principe du partage de bureau. Le bon taux dépend de votre présence réelle ; le plus sûr est de le fixer après avoir mesuré l'occupation sur plusieurs semaines.

Le télétravail consiste à travailler en dehors des locaux de l'entreprise, le plus souvent à domicile, grâce aux outils numériques. Dans un modèle hybride, les jours de télétravail alternent avec les jours au bureau. Son cadre varie selon les pays et les entreprises : lisez notre article sur la légalité du travail à domicile.

Le travail hybride est un mode d'organisation dans lequel les salariés partagent leur temps entre le bureau et le télétravail, par exemple quelques jours par semaine à chaque endroit. Il pose de nouvelles questions : qui vient quel jour, combien de bureaux prévoir, comment réunir les équipes. Des outils comme Waldo aident à savoir qui vient au bureau et à coordonner les jours de présence.

Le travail par activité est un aménagement dans lequel chacun choisit l'espace adapté à sa tâche du moment : une bulle pour se concentrer, une salle pour collaborer, une cabine pour téléphoner. Personne n'a de bureau attitré, on change d'espace au fil de la journée. Il s'appuie généralement sur un outil de réservation pour trouver le bon espace au bon moment.

Une zone d'équipe est un espace du bureau réservé à une équipe ou un service, à l'intérieur duquel les membres partagent les postes. Elle garde les collègues proches tout en conservant la souplesse du flex office. Les zones sont souvent dimensionnées selon la présence de chaque équipe.

Une application de réservation de parking permet aux salariés de réserver à l'avance une place du parking d'entreprise, pour un jour donné, depuis leur téléphone ou leur ordinateur. Elle remplace les tableurs, les emails et la règle du premier arrivé. Avec Waldo, vos collaborateurs réservent leur place de parking dans Microsoft Teams, en même temps que leur bureau. Découvrez comment réserver son parking avec Waldo.

Le contrôle d'accès au parking regroupe les systèmes qui laissent entrer les véhicules autorisés : barrières, badges, lecture de plaques ou interphones. Relié à un outil de réservation, l'accès peut correspondre aux réservations du jour. La version complète de Waldo inclut l'accès et la réservation du parking, avec des connecteurs pour les systèmes de parking et de badge.

Une liste d'attente parking permet à un salarié de se positionner sur une place un jour où toutes sont réservées. Si une place se libère, elle peut être attribuée à la personne suivante sur la liste. La version complète de Waldo inclut des listes d'attente avec priorité.

Un logiciel de gestion de parking est un outil, parfois associé à du matériel comme des barrières ou des capteurs, qui sert à attribuer, réserver et suivre les places de stationnement. Pour un parking d'entreprise, son rôle principal est de partager équitablement un nombre limité de places entre les salariés. Waldo est un logiciel de gestion de parking pour Microsoft Teams, avec des connecteurs pour les systèmes de parking et de badge.

Un parking mutualisé est un parking dont les places ne sont pas attribuées nominativement mais mises en commun et réservées par les salariés selon leurs besoins. Comme tout le monde ne vient pas tous les jours en mode hybride, un parking mutualisé peut servir plus de personnes qu'il n'a de places. Il demande un outil de réservation et des règles d'attribution claires.

Le parking visiteurs désigne les places réservées aux invités, clients ou fournisseurs qui viennent dans les locaux de l'entreprise. Les prévoir à l'avance évite qu'un visiteur arrive sans place pour se garer. Elles sont souvent gérées à part du parking des salariés.

Une place de recharge électrique est une place de parking équipée d'une borne pour véhicules électriques. Ces places sont souvent peu nombreuses : les réserver évite les conflits et permet à plus de conducteurs de recharger dans la semaine. Waldo gère les places électriques comme un type de place à part entière.

Une place deux-roues est un emplacement destiné aux motos, scooters ou vélos. Les gérer séparément évite d'occuper une place voiture entière pour un deux-roues. Waldo prend en charge les places deux-roues comme un type de place dédié.

Une place PMR est réservée aux personnes à mobilité réduite ; elle est généralement plus large et plus proche de l'entrée du bâtiment. Dans un parking partagé, ces places doivent rester disponibles pour les personnes qui en ont besoin. Waldo vous permet de définir des places PMR parmi vos types de places de parking.

Un quota de parking limite le nombre de fois où un salarié peut réserver une place sur une période donnée, par exemple par semaine ou par mois. Il sert quand la demande dépasse le nombre de places, pour donner accès au parking à davantage de personnes. Il est souvent combiné à des règles de rotation équitable et à des listes d'attente.

La rotation équitable est une façon d'attribuer des places rares, comme le parking, pour que l'accès soit réparti justement entre les salariés dans le temps, plutôt qu'au premier qui réserve. Elle évite que ce soient toujours les mêmes qui obtiennent une place. La version complète de Waldo inclut la réservation fair-play.

Le taux d'occupation du parking est la part des places réservées ou utilisées sur une période donnée. Il montre si le parking est sous-dimensionné, surdimensionné ou utilisé de façon inégale selon les jours. L'occupation du parking est visible dans la version gratuite comme dans la version complète de Waldo.