Desk sharing: come gestirne alti e bassi

Perché il desk sharing è diventato la norma

Quando gli uffici hanno riaperto dopo la crisi del COVID-19, un mix di lavoro da remoto e in presenza è diventato rapidamente la norma. Nel suo Work Trend Index 2021, Microsoft riportava che il 66% dei datori di lavoro intervistati prevedeva di introdurre o ampliare il lavoro ibrido, e che il 70% dei dipendenti voleva mantenere opzioni flessibili di lavoro da remoto.

Per far funzionare il lavoro ibrido, i datori di lavoro devono sfruttare al massimo ogni scrivania, garantendo al tempo stesso sicurezza e comfort alle persone. Questo significa monitorare la capienza in tempo reale e pianificare anche i posti auto.

Il desk sharing creerà il luogo di lavoro perfetto? Come ogni cosa, ha vantaggi e svantaggi. In Waldo siamo fan dell'ufficio ibrido, ma ci piace anche restare con i piedi per terra. Guardiamo quindi con onestà entrambi i lati.

Gli svantaggi del desk sharing

Nessun posto libero

Immaginate un'azienda che non è pronta per il rientro in ufficio ma lo annuncia comunque. A causa delle regole di distanziamento dell'epoca, l'ufficio è limitato al 50% della capienza. Il primo giorno arrivano tutti: naturalmente, tutti vogliono ritrovarsi.

I primi arrivati si accaparrano le scrivanie. Al 50% della capienza, fin qui tutto bene. Poi arriva la seconda metà. I ritardatari faticano a trovare una postazione libera, improvvisano e finiscono sparpagliati per l'ufficio. Si perdono ore di lavoro.

La soluzione moderna è un assistente intelligente per l'ufficio che monitora l'uso delle scrivanie in tempo reale: i dipendenti prenotano una scrivania precisa per un orario preciso e la liberano quando hanno finito. Questo risolve un problema. Ma che dire di…

Ergonomia

Scrivanie condivise, hot desk: comunque le chiamiate, mancano di personalizzazione. È un male per l'ergonomia, perché corporatura, preferenze di postura e condizioni mediche cambiano da persona a persona.

Ogni volta che qualcuno usa un hot desk, potrebbe regolare l'altezza, l'inclinazione o il supporto lombare della sedia. Le dotazioni IT standard vanno bene per la maggior parte delle persone, ma chi ha esigenze specifiche (ad esempio un mouse verticale per una sindrome da sforzo ripetitivo) può provare disagio o dolore.

La risposta: designate alcune postazioni come "ergonomiche" e permettete a chi ha esigenze specifiche di prenotarle, un po' come un posto auto riservato. Più comfort per i dipendenti e meno lavoro per l'IT, che non deve più riconfigurare le dotazioni ogni giorno. Con Waldo potete riservare scrivanie specifiche per esigenze specifiche.

I vantaggi del desk sharing

La collaborazione in presenza

Alcuni lavori riescono semplicemente meglio di persona, e i team creativi sono spesso impazienti di incontrarsi. Anche con limiti di capienza e regole di prenotazione, i team possono coordinarsi per venire tutti nello stesso giorno.

Un'app di prenotazione scrivanie intelligente lo rende facile. Con Waldo:

• quando i vostri colleghi sono in ufficio, Waldo vi chiede se volete raggiungerli,
• verifica la disponibilità di scrivanie e posti auto per trovarvi un posto vicino al vostro team,
• vi mostra sulla mappa dove sono seduti i colleghi.

Consulenti, freelance e prenotazioni dell'ultimo minuto

Molte aziende si affidano a consulenti esterni e freelance. Senza desk sharing, accoglierli come si deve è difficile. Loro sono flessibili, purché lo sia anche l'ufficio.

Con Waldo, un dipendente può prenotare una scrivania per un ospite, con le stesse regole di capienza valide per tutti. È l'ideale per consulenti IT, commercialisti freelance, organizzatori di riunioni, chiunque. E se gli spazi per gli ospiti sono poco usati, possono essere resi disponibili ai dipendenti che passano dal lavoro da remoto all'ufficio in giornata. La chiamiamo "fluidificazione".

Rendete semplice il desk sharing con Waldo

Waldo aiuta piccole e grandi aziende a coordinare la forza lavoro ibrida, a gestire l'uso di scrivanie e parcheggi e a riassegnare gli spazi di lavoro per mantenere i team soddisfatti e produttivi, tutto dentro Microsoft Teams.

Vi state chiedendo come organizzare il vostro ufficio condiviso? Iniziate con la versione gratuita di Waldo, esplorate le funzionalità oppure prenotate una demo con il nostro team.