Tipps, um im Flex Office produktiv zu bleiben und Ablenkungen zu vermeiden

Warum Ablenkungen im Flex Office anders sind

Ablenkungen gehören zum Arbeitsleben. Im Flex Office entstehen sie oft durch andere Menschen im selben Raum, durch Zeitpläne und Umgebungen, die sich täglich ändern, oder schlicht durch Stress und Müdigkeit.

Flexible Büros und Coworking-Spaces können Arbeitgebern Zeit und Geld sparen. Weil sie aber geteilt werden, braucht es zusätzlichen Einsatz, um die Produktivität zu schützen. So bringen Sie Flexibilität und die üblichen Hürden ins Gleichgewicht.

Das Gute, das Schlechte und die Ablenkungen

Höhere Büroauslastung – mit Regeln

Für Arbeitgeber ist das Flex Office ein hervorragender Weg, die Auslastung der Schreibtische zu maximieren und Büroflächen rentabel zu machen. Miete, Nebenkosten und Material lassen sich sogar ausgleichen, indem man Flächen an Drittunternehmen oder externe Fachkräfte vermietet.

Die Kehrseite: Viele Menschen mit unterschiedlichen Tätigkeiten teilen sich denselben Raum. Ohne die richtigen Maßnahmen wird es schnell chaotisch. Einige Punkte, die Sie einplanen sollten:

• Telefonate: Schaffen Sie Raum für VoIP- oder klassische Telefonie, ohne die Nachbarn zu stören.
• Ruhige und laute Zonen: Ein Verwaltungsteam tut sich schwer, wenn am Nachbartisch jemand aus dem Vertrieb lautstark mit einem Interessenten telefoniert.
• Kapazität für die eigenen Teams: Wer zu viel Fläche an Dritte vermietet, hat weniger Platz für die eigenen Mitarbeitenden und erschwert ihnen die Zusammenarbeit vor Ort.

Kein fester Platz

Flex Offices sind ständig in Bewegung. Heute sitzen Sie im Erdgeschoss, morgen im dritten Stock. Diese Ungewissheit kann ablenken und für manche sogar belastend sein: Business News Daily berichtete 2021, dass Veränderungen am Arbeitsplatz eine große Stressquelle für Beschäftigte sind. Zudem fällt die Möglichkeit weg, den eigenen Schreibtisch persönlich zu gestalten.

Arbeitgeber können diesen Stress mit einem Tool verringern, das für jede Person den besten Schreibtisch findet. Genau dafür haben wir Waldo entwickelt. Waldo lernt Ihre Teams, Ihre üblichen Bürotage und Ihre Lieblingsplätze kennen – so bleiben Sie nah bei Ihrem Team, bekommen einen angenehmen Arbeitsplatz und stimmen Zeitpläne mühelos ab. Alles geschieht automatisch in Microsoft Teams. Mehr zur Arbeitsplatzbuchung mit Waldo.

Parkplätze

Flex Offices empfangen Drittunternehmen und externe Fachkräfte. Sie brauchen also Parkplätze für diese Gäste und klare Regeln für das Stammpersonal. Fehlen sie, wird der Empfang mit Beschwerden unterbrochen, und Mitarbeitende verlieren Zeit bei der Parkplatzsuche – oder geben auf und arbeiten von zu Hause. Eine völlig vermeidbare Zeitverschwendung.

Sie brauchen nicht unbedingt mehr Stellplätze, sondern ein solides Reservierungssystem. Waldo bildet Ihren Parkplatz ab und legt buchbare Stellplätze für interne und externe Nutzer an. Sie können Plätze für Gäste reservieren, und wenn jemandes Platz belegt ist, findet Waldo einen Ersatz im Reservekontingent. Schluss mit „Jemand steht auf meinem Platz!“. Mehr zur Parkplatzverwaltung mit Waldo.

Persönlichkeitstypen bei der Arbeit

Flex Offices können ein zweischneidiges Schwert sein. Für Extrovertierte sind sie lebendige, gesellige Orte. Ein Sharedspace-Artikel von 2018 berichtete, dass bis zu 90 % der befragten Millennials die persönlichen Kontakte schätzen, die sie in geteilten Arbeitsräumen knüpfen.

Introvertierte empfinden womöglich das Gegenteil: den Lärm, die ständigen Unterbrechungen, das Gefühl, beobachtet zu werden. Das richtige Flex Office hängt von Ihren Leuten ab. Am besten berücksichtigen Sie beide Seiten, mit offenen Flächen und privateren Bereichen. Mit Waldo können Sie bestimmte Plätze und Zonen festlegen, zum Beispiel:

• ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten,
• offene Bereiche für die Zusammenarbeit,
• Arbeitsplätze für Menschen mit Behinderungen oder besonderen Bedürfnissen.

Machen Sie das Flex Office zu Ihrem besten Büro – mit Waldo

Ein Flex Office hilft, Kosten auszugleichen und die Büronutzung zu maximieren – und mit dem richtigen Tool ist es gut zu bewältigen. Waldo hilft kleinen und großen Unternehmen, ihr Flex Office zu planen, hybride Teams abzustimmen, die Nutzung der Schreibtische zu steuern und Arbeitsplätze neu zuzuweisen, damit interne und externe Nutzer harmonisch zusammenarbeiten.

Sie fragen sich, wie Sie anfangen sollen? Testen Sie die kostenlose Version von Waldo, entdecken Sie die Funktionen für das Flex Office oder buchen Sie eine Demo.