Consigli per restare produttivi ed evitare le distrazioni nel flex office

Perché le distrazioni sono diverse nel flex office

Le distrazioni fanno parte della vita lavorativa. Nel flex office arrivano spesso dalle altre persone che condividono lo spazio, da orari e ambienti che cambiano di giorno in giorno, o semplicemente da stress e stanchezza.

Gli spazi flessibili e di coworking possono far risparmiare tempo e denaro ai datori di lavoro. Ma proprio perché sono condivisi, richiedono un impegno in più per proteggere la produttività. Ecco come bilanciare la flessibilità con gli ostacoli più comuni.

Il buono, il meno buono e le distrazioni

Un uso migliore dell'ufficio, con delle regole

Per i datori di lavoro, il flex office è un ottimo modo per massimizzare l'uso delle scrivanie e ottenere un ritorno sugli spazi. Affitto, utenze e forniture possono persino essere compensati affittando spazi ad aziende terze o a collaboratori esterni.

Il rovescio della medaglia: molte persone con lavori diversi condividono lo stesso spazio. Senza le misure giuste, regna il caos. Alcuni aspetti da pianificare:

• Telefonate: prevedete spazi per le chiamate VoIP o tradizionali senza disturbare i vicini.
• Zone silenziose e zone rumorose: un team amministrativo farà fatica se alla scrivania accanto un commerciale è al telefono ad alta voce con un potenziale cliente.
• Capienza per i vostri team: affittare troppo spazio a terzi riduce i posti per i vostri dipendenti e impedisce loro di collaborare in presenza.

La mancanza di uno spazio dedicato

Il flex office è sempre in movimento. Un giorno potreste essere al piano terra e il giorno dopo al terzo piano. Questa incertezza può distrarre, e per alcuni persino stressare: nel 2021 Business News Daily riportava che i cambiamenti sul luogo di lavoro sono una delle principali fonti di stress per i dipendenti. Le persone perdono anche la possibilità di personalizzare la propria scrivania.

I datori di lavoro possono ridurre questo stress con uno strumento che trova la scrivania migliore per ciascuno. È per questo che abbiamo creato Waldo. Impara a conoscere i vostri team, i giorni abituali in ufficio e i posti preferiti, così restate vicini al vostro team, avete un posto comodo dove lavorare e allineate facilmente gli orari. Tutto avviene automaticamente in Microsoft Teams. Scoprite di più sulla prenotazione scrivanie con Waldo.

Il parcheggio

Il flex office accoglie aziende terze e collaboratori esterni, quindi servono posti auto per questi ospiti e regole chiare per il personale fisso. Senza, la reception viene interrotta di continuo da lamentele, e i dipendenti perdono tempo ad aspettare un posto, oppure rinunciano e lavorano da casa. Una perdita di tempo del tutto evitabile.

Non servono necessariamente più posti auto, ma un sistema di prenotazione solido. Waldo mappa il vostro parcheggio e crea posti prenotabili per utenti interni ed esterni. Potete riservare posti per gli ospiti e, se il posto di qualcuno è occupato, Waldo ne trova uno tra quelli di riserva. Basta con "qualcuno ha parcheggiato al mio posto!" Scoprite la gestione dei parcheggi con Waldo.

I tipi di personalità al lavoro

Il flex office può essere un'arma a doppio taglio. Per gli estroversi è un luogo vivace e sociale. Un articolo di Sharedspace del 2018 riportava che fino al 90% dei millennial intervistati apprezza i legami personali che crea negli spazi di lavoro condivisi.

Gli introversi possono provare l'esatto contrario: il rumore, le interruzioni continue, la sensazione di essere osservati. Il flex office giusto dipende dalle vostre persone. L'approccio migliore è pensare a entrambi, con spazi aperti e aree più riservate. Con Waldo potete designare postazioni e zone specifiche, ad esempio:

• aree silenziose per il lavoro che richiede concentrazione,
• aree aperte per la collaborazione,
• postazioni adatte a persone con disabilità o esigenze specifiche.

Fate del flex office il vostro ufficio migliore con Waldo

Il flex office aiuta a compensare i costi e a massimizzare l'uso dell'ufficio, e con lo strumento giusto è perfettamente gestibile. Waldo aiuta piccole e grandi aziende a pianificare il proprio flex office, coordinare i team ibridi, gestire l'uso delle scrivanie e riassegnare gli spazi di lavoro, così utenti interni ed esterni possono lavorare in armonia.

Vi chiedete da dove iniziare? Provate la versione gratuita di Waldo, esplorate le funzionalità per il flex office oppure prenotate una demo.