Tips om productief te blijven en afleiding te vermijden op een flexkantoor

Waarom afleiding op een flexkantoor anders is

Afleiding hoort bij het werkende leven. Op een flexkantoor komt die vaak van andere mensen die de ruimte delen, van een rooster en omgeving die elke dag veranderen, of gewoon van stress en vermoeidheid.

Flexibele werkplekken en coworkingruimtes kunnen werkgevers tijd en geld besparen. Maar omdat ze gedeeld worden, vragen ze extra aandacht om de productiviteit te beschermen. Zo vindt u de balans tussen flexibiliteit en de gebruikelijke obstakels.

Het goede, het slechte en de afleiding

Beter gebruik van het kantoor, met regels

Voor werkgevers is het flexkantoor een uitstekende manier om de bezetting van werkplekken te maximaliseren en rendement te halen uit kantoorruimte. Huur, energie en benodigdheden kunnen zelfs worden gecompenseerd door ruimte te verhuren aan andere bedrijven of externen.

De keerzijde: veel mensen met verschillende functies delen dezelfde ruimte. Zonder de juiste maatregelen wordt het rommelig. Een paar zaken om rekening mee te houden:

• Telefoongesprekken: maak ruimte voor VoIP of gewone telefonie zonder de buren te storen.
• Stille en luide zones: een administratief team heeft het moeilijk als een verkoper aan het bureau ernaast luid met een prospect belt.
• Capaciteit voor uw eigen teams: te veel ruimte verhuren aan derden laat minder plaats over voor uw medewerkers en belemmert hen om samen te werken op locatie.

Geen vaste plek

Flexkantoren zijn altijd in beweging. De ene dag zit u op de begane grond, de volgende op de derde verdieping. Die onzekerheid kan afleiden, en voor sommigen zelfs stress geven: Business News Daily meldde in 2021 dat verandering op het werk een belangrijke bron van stress voor medewerkers is. Mensen verliezen ook de kans hun werkplek persoonlijk te maken.

Werkgevers kunnen die stress verminderen met een tool die voor iedereen de beste werkplek vindt. Daarom hebben we Waldo gemaakt. Waldo leert uw teams, uw vaste kantoordagen en uw favoriete plekken kennen, zodat u dicht bij uw team blijft, een comfortabele werkplek krijgt en roosters makkelijk op elkaar afstemt. Alles gebeurt automatisch in Microsoft Teams. Lees meer over werkplek reserveren met Waldo.

Parkeren

Flexkantoren ontvangen andere bedrijven en externen, dus ze hebben parkeerplaatsen nodig voor deze gasten en duidelijke regels voor vast personeel. Zonder die regels wordt de receptie onderbroken door klachten en verliezen medewerkers tijd met wachten op een plek, of geven ze het op en werken ze thuis. Dat is volledig vermijdbaar tijdverlies.

U hebt niet per se meer parkeerplaatsen nodig, wel een goed reserveringssysteem. Waldo brengt uw parkeerterrein in kaart en maakt reserveerbare plaatsen voor interne en externe gebruikers. U kunt plaatsen reserveren voor gasten, en als iemands plek bezet is, zoekt Waldo een plek in de reservepool. Nooit meer "er staat iemand op mijn plek!" Bekijk parkeerbeheer met Waldo.

Persoonlijkheidstypes op het werk

Flexkantoren kunnen een tweesnijdend zwaard zijn. Voor extraverte mensen zijn het levendige, sociale plekken. Een artikel van Sharedspace uit 2018 meldde dat tot 90% van de ondervraagde millennials de persoonlijke contacten in gedeelde werkruimtes geweldig vindt.

Introverte mensen ervaren vaak het tegenovergestelde: het lawaai, de constante onderbrekingen, het gevoel bekeken te worden. Het juiste flexkantoor hangt af van uw mensen. De beste aanpak is om beide te bedienen, met open ruimtes en meer afgeschermde zones. Met Waldo kunt u specifieke plekken en zones aanwijzen, bijvoorbeeld:

• stille zones voor geconcentreerd werk,
• open zones om samen te werken,
• werkplekken die geschikt zijn voor mensen met een beperking of specifieke behoeften.

Maak van het flexkantoor uw beste kantoor met Waldo

Een flexkantoor helpt kosten te compenseren en het kantoor optimaal te benutten, en met de juiste tool is het prima te beheren. Waldo helpt kleine en grote bedrijven hun flexkantoor te plannen, hybride teams op elkaar af te stemmen, het gebruik van werkplekken te beheren en werkplekken opnieuw toe te wijzen, zodat interne en externe gebruikers in harmonie kunnen werken.

Vraagt u zich af hoe u begint? Probeer de gratis versie van Waldo, ontdek de functies voor flexwerken of plan een demo.