Conseils pour rester productif et éviter les distractions en flex office

Pourquoi les distractions sont différentes en flex office

Les distractions font partie de la vie professionnelle. En flex office, elles viennent souvent des autres occupants, d'un emploi du temps et d'un environnement qui changent d'un jour à l'autre, ou simplement du stress et de la fatigue.

Les bureaux flexibles et les espaces de coworking font gagner du temps et de l'argent aux employeurs. Mais parce qu'ils sont partagés, ils demandent un effort supplémentaire pour préserver la productivité. Voici comment trouver le bon équilibre.

Le bon, le moins bon et les distractions

Une meilleure occupation, avec des règles

Pour l'employeur, le flex office est un excellent moyen d'optimiser l'occupation des bureaux et de rentabiliser ses locaux. Loyer, charges, fournitures : ces coûts peuvent même être compensés en louant de l'espace à des entreprises tierces ou à des prestataires.

Revers de la médaille : des personnes aux métiers très différents partagent le même espace. Sans règles, cela devient vite le désordre. Quelques points à prévoir :

• Les appels : faites de la place pour la téléphonie VoIP ou classique sans déranger les voisins.
• Zones calmes et zones bruyantes : une équipe administrative aura du mal à se concentrer si un commercial appelle un prospect à voix haute au bureau d'à côté.
• De la place pour vos équipes : louer trop d'espace à des tiers réduit la capacité de vos propres collaborateurs et les empêche de collaborer en présentiel.

L'absence de poste attitré

En flex office, tout bouge. Un jour au rez-de-chaussée, le lendemain au troisième étage. Cette incertitude peut distraire, voire stresser : Business News Daily rapportait en 2021 que les changements au travail sont une source majeure de stress pour les salariés. Sans compter qu'on ne peut plus personnaliser son bureau.

L'employeur peut réduire ce stress avec un logiciel de réservation de bureau qui trouve le meilleur poste pour chacun. C'est pour cela que nous avons créé Waldo. Il apprend à connaître vos équipes, vos jours de présence habituels et vos places préférées : vous restez près de votre équipe, vous travaillez dans un espace confortable et vous alignez facilement vos plannings. Tout se fait automatiquement dans Microsoft Teams. En savoir plus sur la réservation de bureau avec Waldo.

Le parking

Un flex office accueille des entreprises tierces et des prestataires : il lui faut donc des places pour ces invités, et des règles claires pour les collaborateurs permanents. Sinon, l'accueil est sans cesse interrompu par des réclamations, et les salariés perdent du temps à attendre une place, voire renoncent et télétravaillent. Une perte de temps totalement évitable.

Pas besoin forcément d'agrandir le parking : il faut surtout une bonne solution de réservation de parking. Waldo cartographie votre parking et crée des places réservables pour les utilisateurs internes et externes. Vous pouvez réserver des places pour vos invités, et si la place de quelqu'un est prise, Waldo en trouve une dans le pool de secours. Fini les « quelqu'un s'est garé à ma place ! ». Découvrez la réservation de parking avec Waldo.

Les types de personnalité

Le flex office est une arme à double tranchant. Pour les extravertis, c'est un lieu vivant et sociable. Un article de Sharedspace publié en 2018 indiquait que jusqu'à 90 % des répondants de la génération Y apprécient les liens personnels créés dans les espaces partagés.

Les introvertis peuvent ressentir l'inverse : le bruit, les interruptions, le sentiment d'être observé. Le bon flex office dépend de vos équipes. Le mieux est de répondre aux deux profils, avec des espaces ouverts et des zones plus calmes. Avec Waldo, vous pouvez désigner des places et des zones spécifiques, par exemple :

• des zones calmes pour le travail concentré,
• des zones ouvertes pour collaborer,
• des postes adaptés aux personnes en situation de handicap ou ayant des besoins spécifiques.

Faites du flex office votre meilleur bureau avec Waldo

Le flex office aide à compenser les coûts et à optimiser l'occupation des bureaux. Avec le bon outil, c'est tout à fait gérable. Logiciel de flex office, Waldo aide les petites comme les grandes entreprises à planifier leurs bureaux, coordonner leurs équipes hybrides, gérer l'occupation des postes et réattribuer les espaces pour que les utilisateurs internes et externes travaillent en harmonie.

Vous vous demandez par où commencer ? Essayez la version gratuite de Waldo, découvrez les fonctionnalités de flex office ou demandez une démo.