Consejos para ser productivo y evitar distracciones en un flex office

Por qué las distracciones son distintas en un flex office

Las distracciones forman parte de la vida laboral. En un flex office, suelen venir de las demás personas que comparten el espacio, de un horario y un entorno que cambian de un día para otro, o simplemente del estrés y el cansancio.

Los espacios flexibles y de coworking pueden ahorrar tiempo y dinero a los empleadores. Pero, al ser compartidos, exigen un esfuerzo adicional para proteger la productividad. Así puede equilibrar la flexibilidad con los obstáculos habituales.

Lo bueno, lo malo y las distracciones

Mayor ocupación de la oficina, con reglas

Para los empleadores, el flex office es una forma excelente de maximizar la ocupación de los puestos y rentabilizar el espacio de oficina. El alquiler, los suministros y el material pueden incluso compensarse alquilando espacio a otras empresas o a colaboradores externos.

La otra cara: muchas personas con trabajos distintos comparten el mismo espacio. Sin las medidas adecuadas, todo se complica. Algunos aspectos que conviene prever:

• Llamadas telefónicas: deje espacio para la telefonía VoIP o tradicional sin molestar a los vecinos.
• Zonas tranquilas y zonas ruidosas: un equipo administrativo lo tendrá difícil si en el puesto de al lado un comercial mantiene una llamada en voz alta con un cliente potencial.
• Aforo para sus propios equipos: alquilar demasiado espacio a terceros reduce el sitio para sus empleados y les impide colaborar en persona.

Falta de espacio propio

El flex office está siempre en movimiento. Puede que un día esté en la planta baja y al siguiente en la tercera. Esta incertidumbre puede distraer, e incluso generar estrés en algunas personas: Business News Daily señalaba en 2021 que los cambios en el trabajo son una fuente importante de estrés para los empleados. Además, se pierde la posibilidad de personalizar el puesto.

Los empleadores pueden reducir ese estrés con una herramienta que encuentre el mejor puesto para cada persona. Por eso creamos Waldo. Aprende cómo son sus equipos, sus días habituales en la oficina y sus sitios favoritos, para que usted esté cerca de su equipo, tenga un lugar cómodo donde trabajar y coordine los horarios fácilmente. Todo ocurre automáticamente en Microsoft Teams. Más información sobre la reserva de puestos con Waldo.

Parking

El flex office recibe a otras empresas y a colaboradores externos, así que necesita parking para estos invitados y reglas claras para la plantilla fija. Sin ellos, el personal de recepción se ve interrumpido por quejas y los empleados pierden tiempo esperando una plaza, o se rinden y teletrabajan. Es una pérdida de tiempo totalmente evitable.

No necesita forzosamente más plazas de parking, sino un buen sistema de reservas. Waldo crea el plano de su parking y define plazas reservables para usuarios internos y externos. Puede reservar plazas para invitados y, si alguien encuentra su plaza ocupada, Waldo le busca una entre las plazas de reserva. Se acabó el «¡alguien ha aparcado en mi plaza!». Descubra la gestión de parking con Waldo.

Tipos de personalidad en el trabajo

El flex office puede ser un arma de doble filo. Para los extrovertidos, es un lugar animado y social. Un artículo de Sharedspace de 2018 indicaba que hasta el 90% de los millennials encuestados valora mucho las relaciones personales que crea en los espacios de trabajo compartidos.

Los introvertidos pueden sentir lo contrario: el ruido, las interrupciones constantes, la sensación de ser observados. El flex office adecuado depende de su gente. Lo mejor es pensar en ambos perfiles, con espacios abiertos y zonas más privadas. Con Waldo puede designar puestos y zonas concretos, por ejemplo:

• zonas tranquilas para el trabajo que requiere concentración,
• zonas abiertas para colaborar,
• puestos adaptados a personas con discapacidad o necesidades específicas.

Haga de su flex office su mejor oficina con Waldo

Un flex office ayuda a compensar costes y a maximizar el uso de la oficina y, con la herramienta adecuada, es perfectamente manejable. Waldo ayuda a empresas pequeñas y grandes a planificar su flex office, coordinar equipos híbridos, gestionar el uso de los puestos y reasignar los espacios de trabajo para que usuarios internos y externos trabajen en armonía.

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