De voor- en nadelen van flexplekken

Waarom flexplekken de norm werden

Toen kantoren na de COVID-19-crisis weer opengingen, werd een mix van thuiswerken en werken op kantoor al snel de norm. In de Work Trend Index van 2021 meldde Microsoft dat 66% van de ondervraagde werkgevers van plan was hybride werken in te voeren of uit te breiden, en dat 70% van de medewerkers flexibele thuiswerkmogelijkheden wilde behouden.

Om hybride werken te laten slagen, moeten werkgevers het maximale uit elke werkplek halen en tegelijk zorgen dat mensen veilig en comfortabel werken. Dat vraagt om realtime inzicht in de bezetting, en ook om een plan voor parkeerplaatsen.

Zorgen flexplekken voor de perfecte werkomgeving? Zoals alles hebben ze voor- en nadelen. Bij Waldo zijn we fan van het hybride kantoor, maar we blijven graag realistisch. Laten we dus eerlijk naar beide kanten kijken.

De nadelen van flexplekken

Geen plek meer vrij

Stel u een bedrijf voor dat nog niet klaar is voor de terugkeer naar kantoor, maar die toch aankondigt. Door de afstandsregels van dat moment is het kantoor beperkt tot 50% van de capaciteit. Op dag één komt iedereen: logisch, ze willen elkaar allemaal weer zien.

De eersten bezetten hun werkplekken. Bij 50% capaciteit gaat alles nog goed. Dan arriveert de tweede helft. Laatkomers vinden moeilijk een vrije werkplek, improviseren en raken verspreid over het kantoor. Er gaan uren van de werkdag verloren.

De moderne oplossing is een slimme kantoorassistent die het gebruik van werkplekken realtime volgt: medewerkers reserveren een specifieke werkplek voor een specifiek moment en geven die vrij als ze klaar zijn. Dat lost één probleem op. Maar hoe zit het met…

Ergonomie

Gedeelde werkplekken, flexplekken, hot desks: hoe u ze ook noemt, ze missen personalisatie. Dat is slecht voor de ergonomie, want lichaamsbouw, houdingsvoorkeuren en medische aandoeningen verschillen van persoon tot persoon.

Elke keer dat iemand een flexplek gebruikt, past hij misschien de hoogte, kanteling of lendensteun van de stoel aan. Standaard IT-apparatuur past bij de meeste mensen, maar wie specifieke behoeften heeft (bijvoorbeeld een verticale muis bij RSI) kan ongemak of pijn ervaren.

Het antwoord: wijs een aantal werkplekken aan als "ergonomisch" en laat mensen met specifieke behoeften die reserveren, een beetje zoals een gehandicaptenparkeerplaats. Meer comfort voor medewerkers, en minder werk voor IT, die de apparatuur niet meer elke dag opnieuw hoeft in te stellen. Met Waldo kunt u specifieke werkplekken reserveren voor specifieke behoeften.

De voordelen van flexplekken

Samenwerken op locatie

Sommig werk gaat gewoon beter face to face, en creatieve teams willen elkaar vaak graag fysiek ontmoeten. Zelfs met capaciteitslimieten en reserveringsregels kunnen teams afstemmen zodat iedereen op dezelfde dag komt.

Een slimme app om een werkplek te reserveren maakt het eenvoudig. Met Waldo:

• vraagt Waldo of u zich bij uw collega's wilt aansluiten wanneer zij op kantoor zijn,
• controleert Waldo de beschikbaarheid van werkplekken en parkeerplaatsen om een plek dicht bij uw team te vinden,
• toont Waldo op de plattegrond waar uw collega's zitten.

Externen, freelancers en last-minutereserveringen

Veel bedrijven werken met externe krachten en freelancers. Zonder flexplekken is het lastig hen goed te ontvangen. Zij zijn flexibel, zolang het kantoor dat ook is.

Met Waldo kan een medewerker een werkplek reserveren voor een gast, onder dezelfde capaciteitsregels als iedereen. Ideaal voor IT-consultants, freelance boekhouders, vergadercoördinatoren, wie dan ook. En als gastplekken weinig worden gebruikt, kunnen ze beschikbaar komen voor medewerkers die dezelfde dag van thuiswerken naar kantoor overstappen. Wij noemen dat "fluidificatie".

Maak flexplekken eenvoudig met Waldo

Waldo helpt kleine en grote bedrijven hun hybride medewerkers op elkaar af te stemmen, het gebruik van werkplekken en parkeerplaatsen te beheren en werkplekken opnieuw toe te wijzen zodat teams tevreden en productief blijven, allemaal in Microsoft Teams.

Vraagt u zich af hoe u uw kantoor met flexplekken organiseert? Start met de gratis versie van Waldo, ontdek de functies of plan een demo met ons team.