Naviguer entre les hauts et les bas du partage de bureau

Pourquoi le partage de bureau s'est imposé

À la réouverture des bureaux après la crise de la COVID-19, un mélange de télétravail et de présence au bureau est vite devenu la norme. Dans son Work Trend Index 2021, Microsoft indiquait que 66 % des employeurs interrogés prévoyaient d'introduire ou d'étendre le travail hybride, et que 70 % des salariés souhaitaient conserver des options de télétravail.

Pour réussir l'hybride, les employeurs doivent tirer le meilleur de chaque poste de travail, tout en garantissant la sécurité et le confort de chacun. Cela suppose de suivre la capacité en temps réel, sans oublier le parking.

Le partage de bureau crée-t-il pour autant l'environnement de travail idéal ? Comme toujours, il y a du pour et du contre. Chez Waldo, nous sommes convaincus par le bureau hybride, mais nous aimons aussi rester lucides. Regardons honnêtement les deux côtés.

Les points faibles du partage de bureau

Plus de place au bureau

Imaginez une entreprise qui n'est pas prête pour le retour au bureau, mais qui l'annonce quand même. En raison des règles de distanciation de l'époque, le bureau est limité à 50 % de sa capacité. Le premier jour, tout le monde vient : naturellement, chacun veut retrouver ses collègues.

Les premiers arrivés s'installent. À 50 % de capacité, tout va bien. Puis la deuxième moitié arrive. Les retardataires peinent à trouver un poste disponible, improvisent et se retrouvent dispersés dans les locaux. Des heures de travail sont perdues.

La solution moderne : un assistant de bureau intelligent qui suit l'utilisation des postes en temps réel. Chacun réserve un bureau précis pour une durée précise, puis le libère en partant. Un problème de réglé. Mais qu'en est-il…

De l'ergonomie

Bureaux partagés, flex desks : peu importe le nom, ces postes manquent de personnalisation. C'est un problème d'ergonomie, car la morphologie, les préférences de posture et les besoins médicaux varient d'une personne à l'autre.

À chaque passage, l'utilisateur peut modifier la hauteur du fauteuil, l'inclinaison ou le soutien lombaire. Le matériel informatique standard convient à la plupart, mais les personnes ayant des besoins spécifiques (une souris verticale contre les troubles musculosquelettiques, par exemple) peuvent ressentir de l'inconfort, voire des douleurs.

La réponse : désigner certains postes comme « ergonomiques » et les rendre réservables par les personnes qui en ont besoin, un peu comme une place de parking réservée aux personnes à mobilité réduite. Plus de confort pour les collaborateurs, et moins de travail pour la DSI, qui n'a plus à reconfigurer le matériel chaque jour. Avec Waldo, vous pouvez réserver des postes précis à des besoins précis.

Les points forts du partage de bureau

La collaboration en présentiel

Certains métiers s'exercent tout simplement mieux en face à face, et les équipes créatives ont souvent hâte de se retrouver. Même avec des jauges et des règles de réservation, les équipes peuvent s'organiser pour venir le même jour.

Une application de réservation de bureau intelligente facilite tout. Avec Waldo :

• quand vos collègues sont au bureau, Waldo vous propose de les rejoindre,
• il vérifie la disponibilité des bureaux et du parking pour vous trouver une place près de votre équipe,
• il vous montre sur le plan où vos collègues sont installés.

Prestataires, indépendants et réservations de dernière minute

Beaucoup d'entreprises font appel à des prestataires et à des indépendants. Sans partage de bureau, difficile de bien les accueillir. Ils sont flexibles, à condition que le bureau le soit aussi.

Avec Waldo, un collaborateur peut réserver un bureau pour un invité, avec les mêmes règles de capacité que pour les salariés. Idéal pour les consultants informatiques, les comptables indépendants, les coordinateurs de réunions, tout le monde. Et si les places invités sont sous-utilisées, elles peuvent s'ouvrir aux collaborateurs qui passent du télétravail au bureau le jour même. Nous appelons cela la « fluidification ».

Simplifiez le partage de bureau avec Waldo

Waldo aide les petites comme les grandes entreprises à coordonner leurs équipes hybrides, à gérer l'occupation des bureaux et du parking, et à réattribuer les espaces pour que chacun reste serein et productif, le tout dans Microsoft Teams.

Vous vous demandez comment organiser votre bureau partagé ? Démarrez avec la version gratuite de Waldo, découvrez les fonctionnalités de flex office ou demandez une démo à notre équipe.