Las luces y sombras de los puestos compartidos

Por qué los puestos compartidos se han convertido en la norma

Cuando las oficinas reabrieron tras la crisis de la COVID-19, la combinación de teletrabajo y trabajo presencial se convirtió rápidamente en la norma. En su Work Trend Index de 2021, Microsoft indicaba que el 66% de los empleadores encuestados tenía previsto introducir o ampliar el trabajo híbrido, y que el 70% de los empleados quería mantener opciones flexibles de teletrabajo.

Para que el trabajo híbrido funcione, los empleadores necesitan sacar el máximo partido a cada puesto, sin dejar de lado la seguridad y la comodidad de las personas. Eso implica controlar el aforo en tiempo real y tener también un plan para las plazas de parking.

¿Crearán los puestos compartidos el lugar de trabajo perfecto? Como todo, tienen ventajas e inconvenientes. En Waldo somos fans de la oficina híbrida, pero también nos gusta ser realistas. Así que veamos con honestidad ambas caras.

Las sombras de los puestos compartidos

No queda sitio

Imagine una empresa que no está preparada para la vuelta a la oficina, pero la anuncia de todos modos. Por las normas de distanciamiento de la época, la oficina está limitada al 50% de su aforo. El primer día, todo el mundo acude: lógicamente, todos quieren reencontrarse.

Los primeros en llegar ocupan sus puestos. Al 50% del aforo, todo va bien. Después llega la otra mitad. Los rezagados tienen problemas para encontrar un puesto libre, improvisan y acaban repartidos por toda la oficina. Se pierden horas de la jornada.

La solución moderna es un asistente de oficina inteligente que controle el uso de los puestos en tiempo real: los empleados reservan un puesto concreto para un momento concreto y lo liberan cuando terminan. Eso resuelve un problema. Pero ¿qué pasa con…

La ergonomía

Puestos compartidos, hot desking: los llame como los llame, carecen de personalización. Y eso perjudica a la ergonomía, porque la complexión, las preferencias de postura y las condiciones médicas varían de una persona a otra.

Cada vez que alguien usa un puesto compartido, puede que ajuste la altura, la inclinación o el soporte lumbar de la silla. El equipamiento informático estándar sirve a la mayoría, pero quienes tienen necesidades específicas (un ratón vertical por lesiones por esfuerzo repetitivo, por ejemplo) pueden sentir molestias o dolor.

La respuesta: designe algunos puestos como «ergonómicos» y deje que las personas con necesidades específicas los reserven, un poco como una plaza de parking para personas con movilidad reducida. Más comodidad para los empleados y menos trabajo para TI, que ya no tiene que reconfigurar el equipamiento cada día. Con Waldo, puede reservar puestos concretos para necesidades concretas.

Las luces de los puestos compartidos

Colaboración presencial

Hay trabajos que sencillamente salen mejor cara a cara, y los equipos creativos suelen tener muchas ganas de verse en persona. Incluso con límites de aforo y reglas de reserva, los equipos pueden coordinarse para que todos vayan el mismo día.

Una app de reserva de puestos inteligente lo pone fácil. Con Waldo:

• cuando sus compañeros están en la oficina, Waldo le pregunta si quiere unirse a ellos,
• comprueba la disponibilidad de puestos y de parking para encontrarle un sitio cerca de su equipo,
• le muestra en el plano dónde se sientan sus compañeros.

Colaboradores externos, freelancers y reservas de última hora

Muchas empresas cuentan con colaboradores externos y freelancers. Sin puestos compartidos, es difícil recibirlos como es debido. Ellos son flexibles, siempre que la oficina también lo sea.

Con Waldo, un empleado puede reservar un puesto para un invitado, con las mismas reglas de aforo que el resto. Es ideal para consultores de TI, contables freelance, coordinadores de reuniones o cualquier otra persona. Y si los espacios para invitados se usan poco, pueden ponerse a disposición de los empleados que pasan del teletrabajo a la oficina ese mismo día. Lo llamamos «fluidificación».

Simplifique los puestos compartidos con Waldo

Waldo ayuda a empresas pequeñas y grandes a coordinar a su plantilla híbrida, gestionar el uso de los puestos y del parking y reasignar los espacios de trabajo para que los equipos estén contentos y sean productivos, todo dentro de Microsoft Teams.

¿Se pregunta cómo organizar su oficina compartida? Empiece con la versión gratuita de Waldo, explore las funcionalidades o solicite una demo con nuestro equipo.