De juridische kant van thuiswerken

Let op: dit artikel bevat algemene informatie op basis van ons onderzoek bij de eerste publicatie in 2021. Het is geen juridisch advies, en wetten veranderen. Raadpleeg een gekwalificeerde arbeidsrechtadvocaat voor uw situatie.

Waarom de juridische kant van thuiswerken ertoe doet

Tijdens de COVID-19-gezondheidscrisis begonnen veel medewerkers in de VS en Canada thuis te werken, uit noodzaak of uit vrije keuze, en die trend hield lang daarna aan.

Studies uit die tijd waren bemoedigend. Een onderzoek van Stanford door Nicholas Bloom liet zien dat de productiviteit steeg in plaats van daalde, met 13%. En in een enquête onder 2.000 mensen, gepubliceerd door Employee Benefits, zei 75% van de respondenten dat ze over het geheel genomen gelukkiger waren door thuis te werken.

Uitzonderlijke omstandigheden leidden tot uitzonderlijke maatregelen, en sommige regels werden opgerekt ten gunste van flexibiliteit. Nu thuiswerken een blijvende werkvorm wordt, moeten werkgevers, medewerkers en externen het juridische kader eromheen begrijpen.

Thuiswerken: het juridische jargon uitgelegd

Bestaat er een recht op thuiswerken?

In de VS en Canada hebben medewerkers over het algemeen geen recht op thuiswerken: de werkgever beslist. Er zijn echter situaties waarin medewerkers dat recht wel kunnen krijgen:

• Mensenrechten: vraagt een medewerker om flexibel werken vanwege een grond die door mensenrechtenwetgeving wordt beschermd (zoals ras, gender of handicap), dan moet de werkgever moeite doen om dat mogelijk te maken. Anders riskeert hij een klacht op grond van mensenrechten.
• Als thuiswerken mogelijk is: werkgevers moeten elk verzoek overwegen. Ze mogen weigeren als het bedrijf er nadeel van zou ondervinden. Omgekeerd mogen medewerkers thuiswerken weigeren en blijven reizen, tenzij hun aanwezigheid op kantoor aanzienlijke gezondheids- en veiligheidsrisico's oplevert.
• FMLA (VS): de Family and Medical Leave Act geeft medewerkers met bepaalde medische aandoeningen het recht om te vragen thuis te werken. De uiteindelijke beslissing ligt nog steeds bij de werkgever, afhankelijk van de impact op het bedrijf.
• Kinderopvang en mantelzorg (Canada): medewerkers hebben recht op onbetaald verlof met baanbehoud als er geen kinderopvang beschikbaar is en thuiswerken niet mogelijk is. Werkgevers moeten verzoeken in verband met zorgtaken overwegen, maar zijn niet verplicht ze te accepteren. Provinciale wetten, zoals de Employment Standards Act van Ontario, regelen de details.

Arbeidscontracten

Kort gezegd bepalen arbeidscontracten grotendeels of thuiswerken mogelijk is, met weinig andere wetgeving.

• Verenigde Staten: onder de Fair Labor Standards Act mogen werkgevers thuiswerken invoeren, zolang ze de gewerkte uren van thuiswerkers nauwkeurig registreren. Thuiswerkbeleid hoort in het arbeidscontract te staan, of later te worden toegevoegd als het oorspronkelijke contract flexibel werken niet dekt.
• Canada: de regels verschillen per provincie. De Employment Standards Act van Ontario geldt voor medewerkers die binnen of buiten de provincie werken, terwijl er in Nova Scotia geen juridisch onderscheid is tussen thuiswerkers en kantoormedewerkers.

Kantoorapparatuur

Verenigde Staten

Volgens ons onderzoek zijn Amerikaanse werkgevers verplicht IT- en kantoorapparatuur te leveren als medewerkers thuis niet over voldoende middelen beschikken. Dat kan gaan om computers, randapparatuur, telefonie en in sommige gevallen een breedbandverbinding. Werkgevers kunnen de apparatuur kopen en bij de medewerker thuis installeren, of in het arbeidscontract een vergoeding voor apparatuur opnemen. Medewerkers kunnen ook gebruikmaken van bring-your-own-device-beleid (BYOD), als dat bestaat.

Canada

In Canada werd thuiswerken tijdens COVID gezien als een maatregel voor gezondheid op het werk, niet als een flexibele werkregeling. Daarom gelden de regels voor gezondheid en veiligheid op het werk (OHS), inclusief de ergonomie van apparatuur, en moeten werkgevers geschikte apparatuur leveren.

Artikel 125(1) van de OHS-wetgeving heeft betrekking op "elke werkactiviteit die een medewerker uitvoert op een werkplek die niet door de werkgever wordt beheerd, voor zover de werkgever de activiteit beheert", en lid (l) verplicht werkgevers om "iedereen aan wie de werkgever toegang tot de werkplek verleent, te voorzien van de voorgeschreven veiligheidsmaterialen, -uitrusting, -hulpmiddelen en -kleding".

In de praktijk geldt de thuiswerkplek als werkplek wanneer er flexibel wordt gewerkt, dus is de werkgever verantwoordelijk voor computers, randapparatuur en telefonie. De meeste provincies verbieden het doorberekenen van de kosten van apparatuur aan medewerkers. De kosten van de thuiswerkruimte zelf blijven voor rekening van de medewerker. Zoals altijd kunnen arbeidscontracten formele afspraken bevatten die iets afwijken van de wet.

Organiseer hybride werken met Waldo

Zodra uw thuiswerkregels helder zijn, moet u ze nog dag na dag toepassen. Waldo helpt u daarbij in Microsoft Teams: medewerkers chatten met Waldo om werkplekken en parkeerplaatsen te reserveren, en zien wanneer collega's op kantoor zijn zodat ze zich bij hen kunnen aansluiten. Beheerders kunnen thuiswerkbeleid en limieten voor kantoordagen instellen die automatisch worden toegepast.

Start met de gratis versie, of plan een demo om te zien hoe Waldo past bij uw beleid voor hybride werken.