Plus qu’un assistant de bureau hybride

Dans un premier temps, Waldo analyse vos habitudes : travail à domicile le lundi, travail au bureau le mardi, ne pas travailler le mercredi, etc. Ensuite, en fonction de vos habitudes, Waldo vous réservera un bureau – une longueur d’avance !
Bien sûr, vous pouvez toujours intervenir. Demandez simplement à Waldo dans votre chat Microsoft Teams de réserver un bureau chaque fois que vous en avez besoin.

Waldo analyse vos dernières interactions dans Microsoft Teams pour savoir qui sont vos coéquipiers les plus proches. Waldo fera toujours de son mieux pour trouver un bureau près de vos coéquipiers, dans votre zone préférée. Bien sûr, vous pouvez toujours modifier votre liste de coéquipiers préférés.

Waldo est également capable de gérer votre parking. En fonction de vos préférences (si vous venez en voiture, en véhicule électrique, en moto ou à deux pieds), Waldo s’assurera que vous ayez une place de parking à votre arrivée au bureau.

Pour confirmer votre réservation, Waldo vous demandera « Êtes-vous arrivé au bureau ? Répondez simplement « oui » et vous êtes maintenant enregistré !

Lorsque vous ne savez pas où se trouve votre bureau, affichez simplement le plan du bureau. Votre bureau sera mis en évidence. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour voir où se trouvent vos coéquipiers.

Après avoir ajouté Waldo à votre compte Microsoft Teams (ou après que votre administrateur Microsoft Teams l’ait fait pour vous), Waldo analysera vos dernières interactions pour savoir qui sont vos coéquipiers les plus proches. Et juste comme ça : vous êtes à bord.

Waldo affiche l’occupation de l’espace du bureau et du parking. Vous pouvez définir plusieurs bureaux et plusieurs parkings si vous en avez besoin. Puisque Waldo connaît les habitudes de vos collègues, vous pouvez voir l’occupation de l’espace pour n’importe quel jour. Si vous partez en vacances pendant deux semaines, vous pouvez vérifier l’occupation de l’espace à votre retour. Et puis choisissez simplement quand vous voulez venir au bureau.

Si vous êtes équipé d’un système de badges dans votre bureau, vous pouvez remplacer la fonction d’enregistrement Waldo via Microsoft Teams par votre système de badges. Contactez l’équipe de vente Waldo pour plus d’informations sur la façon de procéder.

Vous arrivez au bureau en voiture, vous entrez dans le parking et… quelqu’un s’est garé à votre place ! Pas de soucis. Ouvrez simplement Microsoft Teams et dites à Waldo que quelqu’un s’est garé dans votre espace réservé. Waldo trouvera alors un espace de sauvegarde pour vous. Waldo enverra également une alerte au responsable des installations.

Vous vous déplacez en voiture électrique ? Si oui, Waldo vous réservera une place de parking avec accès à une borne de recharge (s’il y en a bien sûr… Waldo n’est pas vraiment un magicien…) Vous avez besoin d’un double moniteur pour votre bureau ? Waldo fera alors de son mieux pour réserver un bureau équipé selon vos besoins.

Lorsque le bureau est plein, les utilisateurs seront placés sur une « liste d’attente ». Si quelqu’un libère son bureau ou annule sa réservation, alors un bureau sera réservé aux personnes en tête de liste d’attente.

Lorsque le bureau est plein mais qu’il y a des gens qui aimeraient venir travailler là-bas, Waldo enverra un message à des utilisateurs spécifiques : ceux qui ont l’habitude de changer d’avis sur l’endroit où ils veulent travailler à la dernière minute. Cette fonctionnalité est essentielle lorsque votre taux d’occupation est très élevé. Nous appelons cela la fluidification.

Votre plan était de travailler à domicile. Mais pour une raison quelconque, les plans ont changé et maintenant vous voulez venir au bureau. Cependant, le bureau est plein. Dans ce scénario, dites à Waldo dans le chat Microsoft Teams que vous avez besoin d’un « lieu de dernière minute ». Waldo fera de son mieux pour vous trouver un bureau et une place de parking.

Vous avez besoin d’un bureau et d’une place de parking pour un invité ? Tout bon. Demandez simplement à Waldo de réserver un bureau et une place de parking pour votre invité. L’administrateur peut définir un pool d’espaces à laisser ouverts pour les clients, les réservations de dernière minute et la gestion des erreurs de stationnement.

Lorsque le bureau est plein, Waldo enverra une alerte au responsable des installations sur Microsoft Teams. Il est peut-être temps d’agrandir l’espace de bureau.

Pour certaines raisons, certains utilisateurs peuvent avoir la priorité lorsqu’il s’agit d’obtenir une place au bureau. Avec Waldo, vous pouvez définir ces utilisateurs prioritaires qui réservent un bureau avant les autres.

Certains utilisateurs peuvent être tentés de réserver un bureau ou une place de parking tous les jours même s’ils ne viennent pas au bureau. Pour éviter ce type de comportement, Waldo demande aux utilisateurs de se connecter tous les jours pour s’assurer qu’ils sont réellement au travail. Aussi, lorsque les usagers annulent trop souvent leur réservation la veille, Waldo alertera le facility manager.

Une fois par mois (selon votre configuration), Waldo vérifiera avec vous et les autres utilisateurs pour voir comment les choses se passent. C’est ainsi qu’il détermine si votre démarche de flex office se déroule bien ou si des ajustements doivent être apportés. « Sur l’échelle de Thomas Pesquet, où seriez-vous ? « Si tu étais une tomate, à quel point serais-tu mûre ? » « Si tu étais une chanson, laquelle serais-tu ? ». Ou créez votre propre sondage !

Avec Microsoft Teams et Office 365, vous pouvez définir un responsable pour chaque employé. Waldo utilise la même hiérarchie et les mêmes données pour attribuer des autorisations aux utilisateurs. Automatiquement, les managers peuvent obtenir des rapports sur leurs équipes : habitudes de travail, résultats des sondages d’humeur, etc.

Les entreprises peuvent définir un nombre maximum de jours pendant lesquels les employés peuvent travailler à domicile ou au bureau. Avec Waldo, vous pouvez définir ces limites. Il peut s’agir simplement d’une notification telle que : « Vous avez dépassé le seuil de télétravail. » Ou bien, Waldo peut même empêcher l’utilisateur de dépasser la limite : « Désolé, vous ne pouvez pas travailler à domicile aujourd’hui, vous avez dépassé le seuil mensuel de WFH. »