Les distractions font inévitablement partie de la vie professionnelle. Dans tout ce que nous faisons, il y a presque toujours quelque chose au fond de notre esprit qui nous empêche de nous concentrer sur la tâche à accomplir. Dans un bureau flexible, ces distractions peuvent inclure d’autres utilisateurs du bureau, un manque de stabilité dans l’horaire et l’environnement de travail, ou simplement le stress et la fatigue généraux.
Les espaces de coworking comme un bureau flexible peuvent faire économiser de l’argent et du temps aux employeurs, mais ces espaces sont partagés – et dans un environnement d’espace partagé, des efforts supplémentaires doivent être faits pour favoriser la productivité. Voyons comment nous pouvons équilibrer la flexibilité avec les distractions et les obstacles à la productivité dans le système de bureau flexible.
Le bon, le mauvais et les distractions dans un bureau flexible
Meilleure utilisation du bureau
Pour les employeurs qui envisagent le mode de travail flexible, cela peut être un excellent moyen de maximiser l’utilisation des bureaux et de générer un retour sur investissement dans l’espace de bureau. Loyer, services publics, fournitures – tous ces coûts peuvent être compensés par la location d’espace à des entreprises ou des entrepreneurs tiers. Cependant, cela signifie que plusieurs personnes de plusieurs professions peuvent partager le même espace. Et sans les mesures appropriées en place, les choses pourraient devenir désordonnées.
Les employeurs peuvent avoir besoin de s’adapter à la téléphonie sur VoIP ou à l’ancienne norme de réseau téléphonique public commuté (RTPC). Les bureaux peuvent devoir être désignés comme « silencieux » ou « bruyants » en fonction du poste, car les employés administratifs souffriront si un membre de l’équipe de vente parle fort à un client potentiel au téléphone au bureau voisin. Enfin, le sur-approvisionnement d’espace pour des tiers peut réduire la capacité de la propre main-d’œuvre de l’entreprise, réduisant ainsi les avantages de revenus de la location de bureaux flexibles en empêchant les employés internes de collaborer en personne.
Manque d’espace dédié
Les bureaux flexibles sont toujours en mouvement. Les employés peuvent être au rez-de-chaussée un jour et se retrouver le lendemain dans un ascenseur jusqu’au troisième. Cette incertitude et ces changements quotidiens dans l’environnement peuvent être gênants, voire stressants pour certains [1] . Les employés perdent également la possibilité de personnaliser leur espace, car en réalité, cela représente trop de travail s’ils se déplacent quotidiennement entre les bureaux.
Les employeurs peuvent aider leurs employés à réduire leur stress en leur donnant un outil pour identifier le meilleur espace de bureau pour leurs besoins. C’est pourquoi nous avons créé Waldo. Waldo peut se familiariser avec vos équipes de travail, les temps de présence moyens au bureau et les espaces de bureau préférés pour s’assurer que les employés restent proches de leur équipe, disposent d’un espace confortable pour être productifs et n’auront aucun mal à unifier leurs horaires. Ce processus est automatique grâce à Waldo et le résultat est un flux de travail transparent.
[1] “Le changement sur le lieu de travail stresse le plus vos employés”. 2021. Businessnewsdaily.Com. https://www.businessnewsdaily.com/8744-changes-at-work-stress.html
Parking
Les bureaux flexibles sont une destination pour les entreprises et les entrepreneurs tiers. Par conséquent, la destination a besoin d’un grand espace de stationnement pour ces «travailleurs invités», en plus d’exigences de stationnement claires pour la main-d’œuvre permanente. Sans parking suffisant, les entrepreneurs peuvent distraire le personnel de la réception avec des plaintes et des questions. De plus, les employés passeront du temps à attendre qu’un espace se libère et pourront même avoir besoin de passer au travail à distance s’il faut trop de temps pour qu’un espace se libère. Il s’agit, bien sûr, d’une perte de temps précieux massive et totalement évitable !
Le travail hybride est un arrangement populaire en raison de la culture Covid. Il n’est pas nécessaire d’agrandir le parking pour le flex office ; les employeurs ont simplement besoin d’un système de réservation solide. Waldo peut cartographier les parkings et créer des espaces réservables pour les employés internes et externes. Les employeurs peuvent réserver des espaces pour des employés tiers et s’assurer que le bureau flexible est accessible à tous à l’intérieur comme à l’extérieur. Si la place de quelqu’un est prise, vous n’entendrez plus : “Oh non, quelqu’un s’est garé à ma place !” Au lieu de cela, la crise sera évitée avec des pools de sauvegarde grâce à Waldo !
Types de personnalité au travail
Les espaces de bureaux flexibles peuvent être une arme à double tranchant. Pour les extravertis, le flex office est un environnement dynamique et sociable où leurs personnalités peuvent briller. Si l’extraverti est un millénaire, des études ont montré que jusqu’à 90 % des personnes interrogées aiment les relations personnelles qu’elles peuvent établir dans un espace de bureau flexible [1] .
À l’opposé du spectre, les introvertis peuvent détester l’idée d’un espace de bureau flexible à aire ouverte. Le bruit, les distractions constantes, les yeux qui vous regardent dans le bureau, cela pourrait être le pire cauchemar d’un introverti !
L’adéquation d’un bureau flexible dépend de la main-d’œuvre et de l’environnement de bureau. Il est préférable de répondre aux besoins des deux côtés, en créant des espaces ouverts en plus de zones plus privées autour du bureau. Les employeurs peuvent appliquer cela en désignant des sièges et des endroits spécifiques avec Waldo. Cela pourrait inclure des zones « calmes », des zones « ouvertes » et des sections plus adaptées aux personnes handicapées.
[1] “Pourquoi les espaces de coworking rendent les employés plus heureux | Espace partagé”. 2018. Espace partagé. https://sharedspace.work/why-coworking-spaces-make-employees-happier/
Faites du Flex Office votre meilleur bureau avec Waldo
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Alors que les employés font leur grand retour au bureau à mesure que les restrictions de Covid s’assouplissent, les employeurs peuvent souhaiter louer de l’espace et établir le bureau flexible comme leur nouvelle norme. Cela aidera à compenser les coûts, à générer des revenus et à maximiser l’utilisation des bureaux. Avec le bon outil, cette entreprise est parfaitement faisable. Waldo a été conçu pour aider les petites et grandes entreprises à planifier et à gérer leurs espaces de bureau flexibles, à orchestrer la main-d’œuvre à distance, à gérer l’utilisation des bureaux et à réaffecter les espaces de travail pour permettre aux utilisateurs internes et externes de travailler en harmonie.
Si vous vous demandez « Comment puis-je démarrer avec un bureau flexible ? » commencez par demander à Waldo ! Commencez avec la surveillance des bureaux et des parkings et les notifications de localisation des coéquipiers sur notre plan Teammates – toujours gratuit !
